Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Was bedeuten die Status-Angaben im Bibliothekskonto?

OrderIn = die Bestellung ist eingegangen.
 
LwS2ZFL = der Leitweg wird festgelegt (Zwischenstadium vor WorkOut).
 
WorkOut = die Bestellung befindet sich in Bearbeitung; der Leitweg wird abgearbeitet.
 
Shipped = das bestellte Medium wurde in der gebenden Bibliothek ausgangsverbucht.
 
Sign = die Bestellung muss nachbearbeitet (signiert) werden.
 
PrintRL = die Bestellung konnte nicht elekronisch erledigt werden und wurde in den konventionellen Leihverkehr übergeleitet. Ein Roter Leihschein wurde gedruckt bzw. eine PrintRL-Mail versandt.
 
Cancel = die Bestellung wurde storniert.
 
Return = das Medium wurde in der nehmenden Bibliothek rückgabeverbucht.
 

In welchen Fällen erhalte ich Mails vom ZFL-Server (Bibliotheken im Mailverfahren)?

Abgesehen von Systemfehlermails (s. u.), die auch über SLNP arbeitende Bibliotheken erhalten, schickt das ZFL-System folgende Benachrichtigungen, wenn im Mailverfahren an der Online-Fernleihe teilgenommen wird:
 
PFL-Mail: für eine aufgegebene Bestellung der eigenen Bibliothek (Passive Fernleihe) bekommen Sie eine Mail mit den Bestelldaten. Mit dem Quittungsfeld kann bei Abschluss des Vorgangs (d.h. wenn das Buch an die gebende Bibliothek zurückgeschickt wird) dem ZFL-Server die Return-Buchung mitgeteilt werden.
 
AFL-Mail: eine Bestellung aus einer anderen Bibliothek (Aktive Fernleihe) kommt in Form einer mit AFL gekennzeichneten Mail an. Um die Mail zu beantworten, klicken Sie in Ihrem Mail-System auf Reply, haken das gewünschte Feld im unteren Abschnitt an (Shipped oder NotAvailable) und senden die Mail ab.
 
PrintRL-Mail: wenn eine Bestellung in den konventionellen Leihverkehr übergeleitet werden soll, klicken Sie in der Vollanzeige der Bestellung im Status Sign&nbspauf "Leihschein drucken". Dann erhalten Sie eine sogenannte PrintRL-Mail, ggf. auch mit dem Leihschein als PDF-Anhang (s. u.).
 
Achtung: Wenn die Bestellung in den Status Sign kommt, erfolgt keine Benachrichtigung per E-Mail! Daher ist es wichtig, die Sign-Liste regelmäßig zu kontrollieren.
 

Was ist zu tun, wenn aus Versehen in einer Antwortmail das X an der falschen Stelle gemacht wurde, z. B. Shipped statt NotAvailable gesendet wurde?

Gehen Sie im Bibliothekskonto in die Vollanzeige der Bestellung und klicken Sie auf "Stornierung der Shipped-Buchung". Damit wird die Shipped-Buchung rückgängig gemacht und der Leitweg wiederaufgenommen. Eine NotAvailable-Buchung lässt sich nicht zurücknehmen, da die Bestellung schon zur Bearbeitung an die nächste Bibliothek im Leitweg gegangen ist.
 

Was ist zu tun, wenn die nehmende Bibliothek zwei Medien auf eine Bestellung bekommt?

Vermutlich wurde NotAvailable gebucht, wo Shipped gesendet werden sollte. In einem solchen Fall kann es vorkommen, dass das Buch trotzdem versandt wird, wenn der gebenden Bibliothek der Fehler nicht auffällt.
 
Fall 1: Nehmende Bibliothek
 
Beispiel: das bestellte Medium trifft bei Ihnen ein, und Sie verbuchen es für Ihre Nutzerin / Ihren Nutzer. Einige Zeit später erhalten Sie ein zweites Buch aus einer anderen Bibliothek.
 
Bitte überprüfen Sie zunächst über das Bibliothekskonto den Status der Bestellung bei den einzelnen Bibliotheken, von denen Sie beliefert wurden. Sie stellen wahrscheinlich fest, dass die erste gebende Bibliothek wohl NotAvailable gebucht hat, wo sie Shipped ankreuzen wollte, so dass der Leitweg fortgesetzt wurde. Am besten nehmen Sie dann eine Rückgabeverbuchung vor (Return) und senden das zweite der Medien wieder zurück. Die erste Lieferung muss dann behandelt werden wie eine konventionelle Fernleihe. Andernfalls bleibt die Bestellung für den ZFL-Server weiterhin im Status Shipped, bis eine Returnbuchung erfolgt, d.h. es ist aus der Historie nicht ersichtlich, dass das Medium schon wieder an die gebende Bibliothek zurückgeschickt wurde.
 
Fall 2: Gebende Bibliothek
 
Beispiel: Sie wollten Shipped ankreuzen, haben aber aus Versehen das X bei NotAvailable gemacht. Das Medium wurde aber trotzdem versandt. In diesem Fall überprüfen Sie im Bibliothekskonto, bei welcher Bibliothek die Bestellung inzwischen angekommen ist, und ersuchen die dortigen Kolleginnen und Kollegen darum, den Vorgang nicht weiter zu bearbeiten. Ihre Ansprechpartner fernleihe@hbz-nrw.de im hbz können dann die Bestellung stornieren und damit den Leitweg anhalten. Die Bestellung muss danach behandelt wie eine konventionelle Fernleihe. Davon sollten Sie die nehmende Bibliothek ebenfalls noch in Kenntnis setzen, da sie sonst eine Fehlermeldung bei der Returnbuchung per Mail erhält.
 

Was bedeuten Systemfehler- und Error-Mails des ZFL-Servers?

Es gibt verschiedene Fälle, in denen der ZFL-Server Fehlermeldungen erzeugt. Die häufigsten davon sind:
 
- Kollision mit Bestellstatus
 
Eine Fehlerquelle kann das mehrfache Absetzen von Mails sein, wenn z.B. zweimal Shipped gebucht oder eine NotAvailable-Mail nach einer Shipped-Mail geschickt wird. Die zweiten Mails können nicht mehr vom ZFL-Server verbucht werden und resultieren in der Fehlermeldung:
 

ERRORMail fuer BestellId=20019999999
220 SLNP info2fl.pl
510 ZflInfoInkonsistenz: Die gelieferte Information kollidiert mit aktuellem Status der Bestellung. Die Information wurde nicht verbucht!

 
Kontrollieren Sie bei Unklarheiten ggf. den Stand der Bestellung über die Suchefunktion des Bibliothekskontos. Darüber hinaus müssen Sie in diesem Fall nicht weiter tätig werden.
 
 
- Unplausible Bestell-ID
 
Ein anderes Problem entsteht, wenn ein Medium rückgabeverbucht wird, das auf konventionellem Wege bestellt worden war. Dies kann dann geschehen, wenn bei einer Bestellung der Leitweg abgearbeitet wurde, ohne dass eine der angesprochenen Bibliotheken liefern konnte, und in der nehmenden Bibliothek ein Roter Leihschein ausgedruckt wurde. Für diese Fälle ist eine Return-Mail nicht erforderlich! Für den ZFL-Server ist mit dem Anstossen des Leihscheindrucks der Vorgang abgeschlossen, so dass er eine Return-Mail nicht mehr zuordnen kann.
 

ERRORMail fuer BestellId=20019999999
220 SLNP ZFLInfoReceiveserver@pid:7406@zip:on
510 ZflUnplausiBestellId:Die angegebene BestellId ist nicht plausibel / vorhanden!

 
Auch in diesem Fall müssen Sie nichts weiter tun. 
 
 
- Nicht identifizierbares Antwortfeld
 
Falls die Antwortmail unmarkiert (X wurde vergessen) oder falsch markiert (X wurde neben das Feld gesetzt) zurück geschickt wird, erfolgt eine Benachrichtigung, dass die Bestell-Id unplausibel ist.

Eventuell kann der ZFL-Server die Mail nicht zustellen, weil das Mailprogramm der Bibliothek nicht erreichbar ist. Wenn dann das Fall ist, wird die Mail vom ZFL-Server interpretiert wie eine unmarkierte Antwort, so dass ebenfalls die Fehlermeldung ausgelöst wird: 
 

Systemfehler fuer BestellId=20019999999
Das Antwortfeld konnte nicht identifiziert werden.
Ueberpruefen Sie bitte, ob die Felder in Ihrer Mail korrekt belegt waren.

Kontrollieren Sie den Stand der Bestellung über die Suchefunktion des Bibliothekskontos, und senden Sie die korrekt markierte Mail erneut ab. 
 
 
- Datenbankfehler
 
Falls es zu Störungen der Datenbanken beim hbz kommen sollte, wenden Sie sich bitte an die zuständigen Ansprechpartner fernleihe@hbz-nrw.de im hbz. Die Buchungen, die Sie vor der Fehlermeldung vorgenommen haben, sind vermutlich nicht ordnungsgemäß verarbeitet worden. Kontrollieren Sie den Status Ihrer Bestellungen über das Bibliothekskonto, wenn Sie eine solche oder ähnliche Fehlermail bekommen:
 

ERRORMail fuer BestellId=20019999999
220 SLNP ZFLInfoReceiveserver@pid:22415@zip:on
511 ZflDbErrInsrzf5:Datenbankfehler: DB_insr() in Tabelle zf5statistik

Was ist zu tun, wenn eine Bestellung storniert werden soll?

Storno von AFL-Bestellungen
 
Dieser Fall betrifft die Bibliotheken mit Sisis- oder Aleph-Lokalsystem.

Wenn eine Bestellung eintrifft, ist der Titel in der Regel vorhanden und verfügbar. Für den Fall, dass das Medium vermisst wird, sich beim Buchbinder befindet o.ä., ist die Funktion "Statusänderung" im Bibliothekskonto vorhanden. Sie lässt sich über die Bestellhistorie (Vollanzeige) aufrufen. Sie können hier eine NotAvailable - Meldung absetzen, so dass die Bestellung an die nächste Bibliothek im Leitweg weitergegeben wird.
Die Bibliotheken, die Mail-Verfahren einsetzen, beantworten in diesem Fall die AFL-Mail mit NotAvailable.
 
Storno von PFL-Bestellungen
 
Storno von PFL-Bestellungen können, außer wenn sie sich im Status Sign befinden, derzeit nur vom Administrator im hbz vorgenommen werden. Bitte wenden Sie sich, wenn eine Bestellung storniert werden muss, an die zuständigen Ansprechpartner fernleihe@hbz-nrw.de im hbz.
 

Ich möchte das Passwort für das Bibliothekskonto ändern. Wie geht das?

Auf der Startseite des Bibliothekskontos finden Sie im oberen Navigationsmenü den Punkt "Verwaltung". Darunter findet sich der Punkt "Passwort ändern".
 

Auf welche Art kann ich Leihscheine über das ZFL-System bekommen, wenn ich meine Bestellung in den konventionellen Leihverkehr überleiten möchte?

Es gibt zwei Möglichkeiten:

  • m3_print: das Druckprogramm des Dokumentliefersystems Medea3 kann auch zum Druck von ZFL-Leihscheinen eingesetzt werden. Das Programm wird vom hbz zur Verfügung gestellt und muss auf einem Rechner installiert werden. Diese Methode bietet sich bei hohem Bestellaufkommen an oder wenn ohnehin m3_print für Medea3 im Einsatz ist.
  • PDF-Anhänge an PrintRL-Mails: die Bibliothek erhält wie bisher im Fall von unerledigten Bestellungen PrintRL-Mails, an die jedoch jeweils ein Leihschein im PDF-Format angehängt ist. Der Anhang kann von dort aus auf jedem Drucker der Bibliothek ausgedruckt werden. Dieses Verfahren ist geeignet für Bibliotheken mit geringerem Bestellvolumen.
  • No labels