Zur Einrichtung von Neuerwerbungslisten im hbz-Suchindex wird auf Alma Analytics zurückgegriffen (vgl. DOX-1166 - Abrufen der Vorgangsdetails... STATUS ). Jede teilnehmende Bibliothek muss die entsprechenden Berichte erstellen und an das hbz liefern. Im Zuge der täglichen und wöchentlichen Indexierung werden dann die in den bereitgestellten Dateien benannten Titelsätze mit dem zugehörigen Neuerwerbungsdatum angereichert und optional als Facette in der Katalogsuche bereitgestellt. Darüber hinausgehende Darstellungsformen bedürfen noch der weiteren Ausarbeitung und Planung/Priorisierung.

Übersicht

  1. Analytics-Bericht erstellen (vgl. Vorlage der FH Münster)
    1. Alma-Produktionsumgebung maßgeblich für alle DigiBib-Umgebungen
    2. Separate Berichte für Print und E-Medien; jeweils optional
    3. Individuelle Filterbedingungen und Zeiträume möglich
    4. Spalten: MMS-ID und Datum
  2. Analytics-Objekt zur regelmäßigen Ausführung erstellen
    1. Individueller Lieferrhythmus (abends)
    2. Format: CSV
    3. FTP-Verbindung: sftp-alma (z.B. auch ZDB-Upload)
    4. Unterverzeichnis: introx (Warnung)
  3. Optional Facette aktivieren lassen
    1. Individuelle Positionierung
    2. Individuelle Zeitfenster

Alma-Analytics-Bericht

Aufgrund unterschiedlicher Analytics-Themenbereiche ist es erforderlich, zwei separate Berichte für Print und E-Medien zu erstellen. Es müssen aber nicht zwingend beide Varianten genutzt werden. Die Vorlagen der FH Münster (s.u.) können nachgenutzt und angepasst werden (z.B. individuelle Filterbedingungen und Zeiträume).

Der Bericht muss zu jeder Neuerwerbung deren MMS-ID (1. Spalte) und das zugrunde zu legende Datum (2. Spalte) ausweisen. Weitere Spalten zu eigenen Zwecken sind möglich und werden bei der weiteren Verarbeitung ignoriert.

Der Name des Berichts muss mit der Zeichenkette "Neuerwerbungsliste" beginnen, der nachfolgende Teil kann beliebig gewählt werden (auch leer). Die am Ende an das hbz gelieferten CSV-Dateien (s.u.) müssen diese Dateinamen tragen und bei der Erstellung der CSV-Dateien übernimmt Alma als Dateinamen die Namen der Analytics-Berichte.

Vorlagen der FH Münster

Die Vorlagen sowie Hinweise wurden freundlicherweise von Frau Hüning bereitgestellt:

Es sind zwei Berichte, da unterschiedliche Analytics-Themenbereiche verwendet werden müssen. "Titles" für den Printbestand und "E-Inventory" für die E-Medien. Im "Titles"-Bereich findet man nur die E-Medien der IZ und nicht die "available for" geschalteten Titel der NZ.

Man muss den/die gewünschten Berichte in den eigenen Analytics-Bereich kopieren (ACHTUNG: In dem Verzeichnis liegen auch noch andere Berichte):

  • /shared/Community/Reports/Consortia/49HBZ/FH Muenster/Neuerwerbungsliste Print
  • /shared/Community/Reports/Consortia/49HBZ/FH Muenster/Neuerwerbungsliste PrintP
  • /shared/Community/Reports/Consortia/49HBZ/FH Muenster/Neuerwerbungsliste EMedien
  • /shared/Community/Reports/Consortia/49HBZ/FH Muenster/Neuerwerbungsliste EMedien_Consortia

Neuerwerbungsliste Print / Neuerwerbungsliste PrintP - Reiter Kriterien

Unter "Ausgewählte Spalten" dürfen nur "MMS-ID" und "Title Creation Date" aufgeführt sein. Das Ausblenden von Spalten unter "Ergebnisse" wird nicht für die CSV-Datei übernommen.

Die "Neuerwerbungsliste Print" basiert auf dem Themenbereich "Titles":

Has Active Physical Items ist gleich/ist in  Yes → Es werden nur Titel ausgegeben, die Exemplare haben.
UND  Suppressed From Discovery ist gleich/ist in  No → Es werden nur Titel ausgegeben, die nicht vom Discovery unterdrückt sind.
UND  Title Creation Date Filter ist gleich/ist in  Last 3 Months → Es werden nur Titel ausgegeben, die in den letzten drei Monaten angelegt wurden.
UND  Lifecycle ist gleich/ist in  In Repository → Es werden nur Titel ausgegeben, die zur Verfügung stehen (bei diesem Kriterium bin ich mir nicht ganz sicher, ob es notwendig ist).

Man könnte hier auch noch über "Bibliographic Details - Publication Date" Retrokatalogisate herausfiltern. Die FH Münster benötigt diesen Filter jedoch nicht.

Die "Neuerwerbungsliste PrintP" basiert auf "Shared Dimensions" der Themenbereiche "Titles" und "Physical Items", damit die physischen Titel täglich in die Liste mit einfließen:

Lifecycle ist gleich/ist in  Active → Es werden nur Titel ausgegeben, die Exemplare haben.
UND  Title Creation Date Filter ist gleich/ist in  Last 3 Months → Es werden nur Titel ausgegeben, die in den letzten drei Monaten angelegt wurden.
UND  Suppressed From Discovery ist gleich/ist in  No → Es werden nur Titel ausgegeben, die nicht vom Discovery unterdrückt sind.
UND  Material Type ist ungleich/ist nicht in  Article; Issue; Laptop; Laptop Accessory; Laptop Charger; Locker; Looseleaf; iPad → Die aufgeführten Materialtypen werden nicht ausgegeben.
UND  Process Type ist ungleich/ist nicht in  Acquisition; Claimed Returned; In Process; In Transit to Remote Storage; Lost; Lost Resource Sharing Item; Lost and paid; Missing → Der Prozesstyp des Exemplars entspricht nicht den aufgeführten Prozesstypen.

Zur Information:

  • Bei der Ausgabe wird die MMS-ID des Themenbereichs "Physical Items" verwendet, da diese täglich aktualisiert wird.
  • Das "Title Creation Date" der Ausgabe stammt aus dem Themenbereich "Titles".
  • Bei den Suchkriterien stammen der "Title Creation Date"-Filter und "Suppressed From Discovery" aus dem Themenbereich "Titles".
  • "Lifecycle", "Material Type" und "Process Type" stammen aus dem Themenbereich "Physical Items".
  • Durch Verbindung der Themenbereiche "Titles" und "Physical Items" wird das Problem gelöst, dass der "Titles"-Bereich nur monatlich aktualisiert wird.

Wichtig: Die Eigenschaften des Ausgabefeldes "Title Creation Date" müssen angepasst werden, damit die Information in jeder Zeile ausgegeben wird. Das Vorgehen wird im Video von Frau Hüning gezeigt: Analytics Spalteninhalt wiederholen.

Zu den Besonderheiten der "Shared Dimensions" gibt die Alma Online-Hilfe Auskunft (z.B. zur Berichtsanpassung auf lokale Spezifika): Gemeinsame Dimensionen (Shared Dimensions) und Erstellen eines Mehrfach-Themenbereichsberichts.

Neuerwerbungsliste EMedien / Neuerwerbungsliste EMedien_Consortia - Reiter Kriterien

Unter "Ausgewählte Spalten" dürfen nur "MMS-ID" und "Activation Date" aufgeführt sein.

Available For My Institution ist gleich/ist in  Yes → Es werden nur Titel ausgegeben, die meiner Institution zur Verfügung stehen (IZ, CZ, NZ)
UND    Portfolio Material Type Description ist gleich/ist in  Book; Conference; Document → Es werden nur Titel ausgegeben mit den Materialtypen Book; Conference; Document. Diesen Filter werde ich für uns noch um Video erweitern.
UND    "-- Portfolio"."Activation Date" BETWEEN TIMESTAMPADD(SQL_TSI_MONTH, -3, CURRENT_DATE) AND (CURRENT_DATE) → Es werden nur Titel ausgegeben, deren Aktivierungsdatum zwischen drei Monate zurück und heute liegt.
UND    Lifecycle ist gleich/ist in  In Repository → Es werden nur Titel ausgegeben, die nicht gelöscht sind.

Der Unterschied zwischen den Berichten "Neuerwerbungsliste EMedien" und "Neuerwerbungsliste EMedien_Consortia" besteht bei der Ausgabe der MMS-ID:

  • Bei der "Neuerwerbungsliste EMedien" wird die MMS-ID unter der Ebene "Bibliographic Details" ausgegeben.
  • Bei der "Neuerwerbungsliste EMedien_Consortia" wird die MMS-ID unter der Ebene "Portfolio Details for Consortia Members -- Bibliographic Details" ausgegeben.

Die E-Medien-Berichte können "entweder oder" verwendet werden. Wenn man beide Berichte verwendet sind die aktiven Portfolios der IZ doppelt.

Alma-Analytics-Objekt

Zur regelmäßigen Ausführung des Analytics-Berichts und automatischen Übermittlung an das hbz kann ein Analytics-Objekt mit Zeitplan eingerichtet werden. Für jeden der beiden Berichte (s.o.) ist ein entsprechendes Objekt zu erstellen.

Der Name des Berichts muss exakt mit der Zeichenkette "Neuerwerbungsliste" beginnen (s.o.), der Name des Objekts kann davon abweichen. Bei der Verabeitung werden alle in dem FTP-Verzeichnis befindlichen Dateien berücksichtigt, die dem Muster Neuerwerbungsliste*.csv entsprechen.

Die Angabe des Unterverzeichnisses introx ist zwingend erforderlich. Dabei ist zu beachten, dass die Angabe entweder in der FTP-Konfiguration selbst erfolgt oder im jeweiligen Analytics-Objekt; es darf jedoch nicht an beiden Stellen ein Unterverzeichnis eingetragen sein! (Z.B. wenn die FTP-Konfiguration für den ZDB-Upload nachgenutzt wird.)

Zeitplan

  • Wiederholungsmuster: individuell (täglich/wöchentlich/monatlich); aber: Analytics-Verzögerung beachten (s.u.)
  • Format: CSV
  • FTP-Konfiguration: sftp-alma.hbz-nrw.de (Hinweis: Der SFTP-Server des hbz müsste bei allen, die den ZDB-Upload nutzen, bereits angelegt sein; andernfalls s. SFTP-Verbindung für ZDB Upload einrichten. Achtung: Für die hier beschriebenen Zwecke darf in der FTP-Konfiguration nicht das Unterverzeichnis zdb-upload hinterlegt sein (Warnung))
  • Unterverzeichnis: introx; aber: Angabe des Unterverzeichnisses entweder nur hier oder nur in der FTP-Konfiguration, nicht an beiden Stellen (s.o.) (Warnung)

Die exemplarische Erstellung eines solchen Analytics-Objekts wurde freundlicherweise von Frau Hüning in einem Video festgehalten: Analytics FTP-Upload.

Neuerwerbungsfacette

Die Facette "Neuerwerbungen" kann optional in der Katalogsuche aktiviert werden. Dabei können die relative Positionierung und die angebotenen Zeiträume (Tage) individuell bestimmt werden. Auch die Benennung der Facette selbst sowie der einzelnen Facettenwerte (Zeiträume) kann individuell angepasst werden.

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