Um für ein Paket die darunterliegende Titelebene in der we:kb sichtbar zu machen, wird auf die aktuellste Version der KBART Recommended Practice der NISO (National Information Standards Organization) zurückgegriffen http://www.niso.org/standards-committees/kbart . Mithilfe der KBART-Empfehlungen der NISO können Titeldateien in einem maschinenauslesbaren Format aufbereitet und in der we:kb - idealerweise über automatisierte Prozesse - eingespielt werden. Ein Beispiel für die derzeit von der NISO empfohlenen KBART-Felder der KBART Phase II finden Sie in dem folgenden template (für die bessere Lesbarkeit zusätzlich auch im Excel-Format):
Im Einklang mit der von der NISO definitierten KBART Recommended Practice hat die hbz-Konsortialstelle zudem Gebrauch gemacht von der Empfehlung bei Bedarf zusätzliche Felder zu integrieren und mit Blick auf den Erwerbungskontext notwendige Zusatzfelder definiert. Idealerweise werden daher maschinenauslesbare Dateien in der we:kb eingespielt, die diese Felderweiterungen beinhalten, um so wertvolle Zusatzinformationen für den Erwerbungsprozess zu liefern, wie z.B. das Feld "status", um genau abzubilden, in welchem Verkaufsstatus sich gerade ein bestimmter Titel auf der Plattform eines Anbieters befindet. Ein template für eine Datei, welche sowohl die aktuell empfohlenen KBART-Felder der NISO wie auch die vom hbz vorgenommenen Felderweiterungen beinhaltet, finden Sie hier - ebenfalls zur besseren Lesbarkeit auch hier im Excel-Format mit den grün markierten Felderweiterungen:
Hinweis zur Reihenfolge der Felder: Laut Empfehlung der NISO ist es ratsam die we:kb-spezifischen Felderweiterungen innerhalb einer Datei nachfolgend an die klassischen KBART-Felder anschließen zu lassen. Zur besseren Lesbarkeit haben wir die oben angehängte Datei anders geordnet, so dass die Spalten A - Z allgemeine Felder darstellen, welche unabhängig vom jeweiligen Publikationstyp (Monograph, Serial oder Other) genutzt werden können, die Spalten AA - AF vor allem E-Book-spezifisch und die Spalten ab AG E-Journal-spezifisch verwendet werden können. Für die Einspielung einer Datei in die we:kb ist allerdings die Reihenfolge der Felder komplett unerheblich.
Eine Definition aller zusätzlicher we:kb Felder und der korrekten Nutzung für die Aufbereitung einer KBART-Datei kann hier gefunden werden:
Wichtig:
Die zusätzlichen Felder listprice_eur, listprice_usd, listprice_gbp sollen nur Netto-Preise enthalten.
Die Empfehlungen der NISO dienen dabei als Grundlage zur Aufbereitung von Dateien, wobei grundsätzlich bei der Erstellung die folgenden technischen Bedingungen beachtet werden sollten:
- Sortierung der in der Datei enthaltenen Titel in alphabetischer Reihenfolge
- UTF-8 Sprachcodierung der Datei, um Fehler bei Umlauten u.ä. zu vermeiden
- Empfohlen wird eine tab separierte Abspeicherung der Datei
Eine kurze Anleitung zum korrekten Abspeichern (UTF-8 und tab separiert) einer Excel-Datei ins KBART-Format, können Sie unten stehend im Anhang entnehmen. Alternativ zu Excel kann natürlich auch z.B. Libre oder Open Office genutzt und in gleicher Weise in das korrekte KBART-Format konvertiert werden.