2025-03-17

Anwesende: Heike Weber, Daniel Rupp, Kirstin Sievers, Anke Trigoussis, Daniel Kirst, Sindy Ohneiser, Lara Herbrich

Abgemeldet: Tatjana Clemens

Thema

• Handreichung für Anbieter
  • Erfahrungsaustausch
    • KBART-Dateien werden bei den Anbietern angefragt, die Resonanz ist unterschiedlich. Bei einigen klappt es sehr gut, andere Anbieter wiederum können nicht weiterhelfen. Es müssen dann die KBART-Dateien selber erstellt werden.
    • Problematisch ist es, wenn die Anbieter nur Gesamttitellisten zur Verfügung stellen und man sich die Titel für das eigene Paket selber raussuchen muss. Diese Titel sind in der Liste auch nicht markiert.
    • Gut wäre, wenn Anbieter beides liefern - eine Gesamttitelliste und paketbezogene Listen.
    • Links für automatisiere Updates werden bisher nur genutzt, wenn sie vom Anbieter angeboten werden. Es wäre aber sinnvoll, wenn die Bibliotheken auch aktiv danach fragen.
    • teilweise sind die Links für den autmatisierten Prozess nur über den Admin-Bereich nutzbar. Besser wäre aber, wenn die Links öffentlich zugänglich sind.
  • Brainstorming - Welche Möglichkeiten gibt es, damit die Anbieter bessere Daten liefern?
    • Link zum White-Board: https://webwhiteboard.com/board/uXjVIPuuENI=/?boardAccessToken=BiHNtDmClkPtmyJ8Fjz3Xf04coRFKcS

• • Ausarbeitung der gesammelten Punkte
    • Leitfaden mit Optionen, was möglich ist und was gebraucht wird
    • Hinweis, dass Pakete einrichtungsbezogen zur Verfügung gestellt werden sollen
    • Benennung der Pakete muss klar und eindeutig sein mit Alternativnamen
    • KBART-Listen sollten immer global angeboten werden
    • Angabe des Update-Zyklus ist wichtig (Wann wird die KBART-Liste regelmäßig aktualisiert?)
    • feste URL eines Pakets anfragen, die URL sollte außerhalb von Adminbereichen angeboten werden - bei passwortgeschützten Dateien wird es schwierig
    • sinnvolle proprietäre Erweiterungen können von der GOKB aufgenommen werden (z.B. DOI Identifier, Paketein- und austritt), wichtig sind auch interne Paket IDs
      • ob ein Titel zugänglich ist oder nicht, kann in der GOKB über die Felder "access_start_date" und "access_end_date" geregelt werden
    • bei vielen Paketen eines Anbieters kann ein Kontakt mit dem GOKB-Team vermittelt werden für einen Gesamtimport
    • Info an Anbieter, dass alle notwendigen Identifikatoren geliefert werden, z.B. Achten Sie auf Vollständigkeit der Identifikatoren (bei Updates von älteren Paketen, kommt es vor, dass "neue" IDs ergänzt werden, das wiederum führt zu Prüfanfragen, die u.U. nicht nötig wären)
  • Anbieterliste der THWS: Hilfsmittel für Kuratoren der GOKb
    • Welche Punkte können daraus für eine Handreichung übernommen werden?
      • Identifikatoren müssen eindeutig sein
      • Anbieter können den Validator für die Prüfung der KBART-Dateien nutzen
      • Auto-Upload - Infos zu den Möglichkeiten aufführen

Das GOKB-Team erstellt einen Entwurf der Handreichung für die Anbieter mit den gesammelten Punkten und wird diese zur Abstimmung bereitstellen.

Fragen:

Frage Daniel Kirst: Es ist nicht immer sicher, ob ein Titel wirklich an einem angegebenen Datum auch wirklich erschienen ist. Wie kann man in der GOKB prüfen, ob der Status des betroffenen Titels korrekt ist, wenn das hinterlegte Datum doch nicht korrekt ist? Wäre es möglich, eine Prüfanfrage zu generieren?

Antwort: Es könnte möglich sein, dass die GOKB eine Prüfanfrage voranstellt, wenn das angegebene Datum erreicht ist und sich der Status von "Erwartet" auf "Aktuell" ändern würde. Eine Option wäre, dass der Status des Titels automatisch auf "Aktuell" gesetzt und dann eine Prüfanfrage erstellt wird. Die andere Option wäre, den Titel auf "Erwartet" zu belassen und eine Prüfanfrage zu generieren. Wir prüfen, was in dem Fall realistisch wäre.

Frage Heike Weber: Bisher ist es so, dass es keine Benachrichtigung gibt, wenn sich der Listenstatus eines Pakets durch ein automatisiertes Update ändert, weil Prüfanfragen entstanden sind. Das fällt aber leider nicht unbedingt auf. Wird es eine Lösung geben, um als Kuratorengruppe eine Info zu bekommen, wenn das passiert ist?

Antwort: Ja, an einer Lösung für die Problematik arbeiten wir noch. Es soll eine automatisierte Benachrichtigung in solchen Fällen erstellt werden, um die verantwortliche Einrichtung zu informieren. Außerdem werden die Prüfanfragen generell überarbeitet. So ist angedacht, dass es künftig eine Gewichtung der Prüfanfragen gibt, wie z.B. Warnung, kritisch. Bei Warnungen wird der Listenstatus im Paket nicht geändert, sondern nur bei kritischen Auffälligkeiten.

Sonstiges:

• Release 1.9 geplant für den 27.03.2025 mit folgenden Änderungen:
  • Listen von Prüfanfragen an einem Paket und KBART-Validierungsreports als CSV-Export
  • Bei Updates an großen und bisher bestehenden Paketen können schneller KBART-Exportdateien bereitgestellt werden. Bisher wurde bei jeder Paketänderung die ganze KBART im Hintergrund neu erstellt, was nun zielgerichtet auf die aktualisierten Titel passiert 
• Ankündigung: GOKB-Fachtreffen 2025 in Köln vom 08.-09.10.25