Preservation Management allgemein

Preservation Management bezeichnet das systematische Planen, Steuern und Umsetzen aller Maßnahmen, die nötig sind, um digitale Objekte über lange Zeit hinweg auffinden, interpretieren und nutzen zu können. 

Um dies zu gewährleisten, sind folgende Aspekte besonders wichtig:

• Festlegung der intellektuellen und technischen signifikanten Eigenschaften
• Erfassung aller relevanten Metadaten der digitalen Objekte (z. B. Dateigröße, Dateiformat, Identifier, Rechteangaben, Beschreibung, ...)
• Risikomanagement
• Erhaltungsmaßnahmen (Preservation Planning und Actions)

Ziel des Preservation Management ist es, Risiken wie Formatobsoleszenz oder Datenverlust frühzeitig zu erkennen und durch geeignete Maßnahmen zu minimieren.

Zum Preservation Management gehört auch die systematische Beobachtung des technologischen Umfelds (Technology Watch), aber auch der Designated Community (Community Watch). Technology Watch umfasst die systematische Beobachtung von Formaten, Software, Speichertechnologien und Standards als Grundlage für Maßnahmen wie Migration oder Emulation. Community Watch wird im OAIS Referenzmodell als Monitoring der Designated Community bezeichnet. Dabei werden das Wissens, die Fähigkeiten und Erwartungen der Zielgruppe kontinuierlich beobachtet. Treten bspw. veränderte Anforderungen an die Präsentation der Kontextinformationen auf, fließen diese ins Preservation Planning und die umzusetzenden Maßnahmen ein.   

Risikomanagement in der LZV

Zum Risikomanagement in der LZV gehört die systematische Identifizierung und Bewertung aller Gefährdungen für digitale Objekte sowie das Ableiten und Durchführen entsprechender Gegenmaßnahmen. Ziel ist die Sicherstellung der dauerhaften Les- und Nutzbarkeit der Objekte. 

Das Risikomanagement umfasst die Schritte

• Risikodefinition
• kontinuierliches Risikomonitoring
• Risikoidentifikation
• Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit und des Schadensausmaßes
• Priorisierung der Risiken
• Planung von Maßnahmen
• Umsetzung der Maßnahmen

Das Risikomanagement ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Planungs- und Entscheidungsprozess.  

Ein häufig auftretendes Beispiel für Risiken sind Dateien, die nicht ihrer Dateiformatspezifikation entsprechen und somit nicht valide sind. Zur Risikominimierung kann hier bspw. eine weitere Repräsentation der Datei im gleichen Dateiformat erzeugt werden, die der Spezifikation entspricht und valide ist. Weitere Beispiele für Risiken sind die Obsoleszenz von Hardware, Software oder Dateiformaten, wodurch die gespeicherten Daten zwar physisch vorhanden, aber praktisch nicht mehr les- oder interpretierbar sind. 

Als Grundlage für das Risikomanagement auf Dateiformatbasis in der LZV dienen die extrahierten technischen Metadaten.

Risikomanagement in Rosetta

Informationen zum Risikomanagement in Rosetta finden sich auf Risikoanalysen in Rosetta.

Preservation Planning allgemein

Preservation Planning (Erhaltungsplanung) bezeichnet den systematischen, vorausschauenden Prozess, mit dem Maßnahmen geplant, getestet und dokumentiert werden. Ziel ist es, digitale Objekte über viele Technologie­generationen hinweg authentisch, vollständig und nutzbar zu erhalten. Es handelt sich um den strategischen Teil des Preservation Managements. Dabei wird laufend beobachtet, welche Risiken durch Format‑, Software‑ oder Hardware‑Obsoleszenz entstehen, um geeignete Gegenmaßnahmen (z. B. Migration oder Emulation) vorzubereiten.

Preservation Planning umfasst typischerweise:

• Erhebung und Pflege technischer Metadaten als Entscheidungsgrundlage
• Technology Watch und Community Watch, um Risiken frühzeitig zu erkennen
• Entwicklung, Testung und Evaluierung konkreter Erhaltungspläne inklusive Dokumentation und Qualitätssicherung 

Preservation Actions allgemein

Mit den Preservation Actions werden die zuvor erstellten Preservation Plans umgesetzt. Darunter versteht man die konkrete Ausführung einer Erhaltungsmaßnahme, die auf eine digitale Ressource angewendet wird, um ein identifiziertes Risiko zu minimieren oder zu beseitigen. 

Preservation Management in Rosetta  

Im Rosetta-Kontext werden Preservation Planning und Preservation Actions durch Preservation Plans durchgeführt. Das Erstellen und Testen eines Preservation Plans kann dabei als Preservation Planning angesehen werden, das Ausführen (Preservation Executions) als Preservation Actions. Mehr dazu findet sich auf Preservation Plans in Rosetta.