Einführung

Preservation Plans sind in Rosetta das Mittel, um Erhaltungsmaßnahmen auf Dateien durchzuführen. Hauptsächlich werden mithilfe von Preservation Plans Dateiformatmigrationen durchgeführt, sie können aber bspw. auch für Storage Migrations genutzt werden, d. h. um den Speicherort von Intellectual Entities (IEs) zu ändern.

Preservation Plans können auf in Rosetta installierte Plugins zugreifen und die Formatmigration intern durchführen. Alternativ kann die Migration auch extern durchgeführt werden, falls in Rosetta kein geeignetes Plugin zur Verfügung steht. Die IEs werden dafür dann durch den Preservation Plan zunächst exportiert und anschließend wieder importiert.

Es gibt zwei Arten von Preservation Plans: Basic Preservation Plans, die jederzeit auf manuell zusammengestellte Preservation Sets ausgeführt werden können, und Advanced Preservation Plans, für die Rosetta zunächst ein Risiko erkennen muss. Der Basic Preservation Plan bietet weniger Optionen, ist dafür aber auch weniger komplex einzurichten. Bei beiden Arten von Preservation Plans kann der User vor der endgültigen Migration die Ergebnisse begutachten und anhand verschiedener Kriterien evaluieren.

Basic Preservation Plans

Basic Preservation Plans werden über ein händisch zusammengestelltes Preservation Set gestartet und basieren anders als Advanced Plans nicht auf einer Risikomeldung. Außerdem findet bei Basic Plans kein Testen von alternativen Dateiformaten statt. Das Zielformat muss vorher bekannt sein und wird aus der Rosetta Format Library gewählt. Basic Preservation Plans eignen sich daher auch für die Migration von Ressourcen in ein vorher festgelegtes Format, ohne dass ein akutes LZV-Risiko vorhanden sein muss. Das Preservation Set wird über eine Suchanfrage erstellt.

Da das Testen von Alternativen entfällt, gilt ein Basic Preservation Plan nach der Konfiguration sofort als Signed Off. Signed Off bedeutet, dass das geeignetste Dateiformat ermittelt und der Plan von einem Datenkurator abgesegnet worden ist, um Ressourcen im Permanentspeicher von Rosetta verbindlich in ein neues Dateiformat zu migrieren. Ein Basic Preservation Plan wird daher aus dem Menü Manage Preservation Sets heraus erstellt und nach der Konfiguration in den Bereich Signed Off Plans verschoben. Der Bereich Preservation Plans, in dem das Testen von Alternativen stattfindet, wird übersprungen.

Menüs, in denen Basic Preservation Plans zu finden sind

Advanced Preservation Plans

Ein Advanced Preservation Plan basiert auf einem Preservation Set, das auf Grundlage einer Risikoerkennung durch den Global Risk Report erstellt wurde. Anders ist es nicht möglich, einen Advanced Preservation Plan zu erstellen. 

Einen Advanced Preservation Plan zu konfigurieren ist komplexer als das Erstellen eines Basic Preservation Plans, dafür bietet er aber deutlich mehr Möglichkeiten. So können mehrere Alternativpläne innerhalb des Advanced Preservation Plans erstellt werden, die ähnlich wie Basic Preservation Plans funktionieren. Mithilfe dieser können verschiedene Migrationswege für die betroffenen Dateien getestet und miteinander verglichen werden. Dazu können mehrere User den jeweiligen Plan evaluieren und ihre Meinung hinterlegen.

Evaluationskriterien

Es gibt in Rosetta drei verschiedene Arten von Evaluationskriterien für Preservation Plans:

• allgemeine Evaluationskriterien
• manuelle Evaluationskriterien
• automatische Evaluationskriterien

Die allgemeinen Evaluationskriterien beziehen sich immer auf den kompletten Advanced Preservation Plan und werden daher auch bereits in den ersten Schritten der Konfiguration eingerichtet. Hier gibt es einerseits Kriterien, die sich auf die Migration selbst beziehen, wie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Andererseits gibt es auch Evaluationskriterien, die sich rein auf die Umsetzung des Plans beziehen, wie die anfänglichen Kosten bzw. die Kosten pro Jahr. Außerdem ist es möglich, eine Meinung in einem Freitextfeld darzulegen.

allgemeine Evaluationskriterien

Die manuellen Evaluationskriterien beziehen sich immer auf einen innerhalb des Advanced Preservation Plans angelegten Alternativplan. Hier können die User nach Sichtung der Representations sowohl vor als auch nach der Migration verschiedene Kategorien beurteilen, wie die Schriftgröße oder die Dateigröße.

manuelle Evaluationskriterien

Die automatischen Evaluationskriterien beziehen sich ebenfalls auf die Alternativpläne innerhalb eines Advanced Preservation Plans, können aber auch für Basic Preservation Plans genutzt werden. Rosetta vergleicht bei der automatischen Evaluation ausgewählte Eigenschaften mit den eingegebenen Parametern. Dabei kann entweder die ursprüngliche Datei mit der migrierten Datei verglichen, oder nur die Eigenschaften der migrierten Datei auf die Parameter untersucht werden.

automatische Evaluationskriterien

Phasen von Preservation Plans

Es gibt verschiedene Felder, die die aktuelle Phase eines Preservation Plans anzeigen. Je nachdem, ob es sich um einen Basic Preservation Plan, einen Advanced Preservation Plan oder einen Alternativplan handelt, werden diese von Rosetta unterschiedlich benannt: Life Cycle, (Test) Stage oder Status.

Die wichtigsten Verarbeitungsphasen aller Preservation Plans sind:

• Draft
  • Die Phase direkt nach dem Erstellen eines Advanced Preservation Plans oder wenn der Test eines Alternativplans abgeschlossen wurde.
  • In dieser Phase kann der jeweilige Plan geändert und gelöscht werden.
• Running Test
  • Ein Alternativplan wird zurzeit getestet.
  • Der Alternativplan kann in dieser Phase weder bearbeitet noch gelöscht werden.
• Ready for Evaluation
  • Die testweise Migration in einem Basic Preservation Plan oder einem Alternativplan wurde durchgeführt.
  • Die Ergebnisse des jeweiligen Plans können jetzt evaluiert werden.
  • Der Alternativplan kann geändert und gelöscht werden.
  • Der Basic Preservation Plan kann hier weder geändert noch gelöscht werden.
• Evaluation Completed
  • Die Evaluation eines Alternativplans wurde durchgeführt.
  • Der Alternativplan kann weder bearbeitet noch gelöscht werden.
• Ready For Sign Off
  • Mindestens ein Alternativplan wurde getestet und die Ergebnisse evaluiert.
  • Der Alternativplan kann geändert und gelöscht werden.
• Signed Off
  • Dies ist der Status eines Basic oder Advanced Preservation Plans, der abgesegnet wurde und im Menü Signed-Off Plans zu finden ist.
  • Hierbei handelt es sich um den Status sowohl vor als auch nach der Ausführung einer Dateiformatmigration.
    • Der Plan wird zurzeit nicht ausgeführt.
  • Der jeweilige Plan kann weder geändert noch gelöscht werden.
• Running Action
  • Dies ist der Status eines Basic oder Advanced Preservation Plans, der abgesegnet wurde und im Menü Signed-Off Plans zu finden ist.
  • Die Ausführung des Plans wurde angestoßen, ist aber noch nicht abgeschlossen.
    
    • Der Status heißt nicht unbedingt, dass derzeit eine aktive Migration läuft, es kann auch z. B. auf den nächsten Schritt gewartet werden, den ein User durchführen muss.
  • Der jeweilge Plan kann in diesem Status weder geändert noch gelöscht werden.
• Committed
  • Ein Basic oder Advanced Preservation Plan wurde ausgeführt und committed.
• Completed
  • Die Ausführung eines Basic Preservation Plans oder Alternativplans wurde durchgeführt.

Vergleich Basic und Advanced Preservation Plans

	Rosetta-interne und externe Migration	Zielformat muss vorher bekannt sein	Möglichkeit, mehrere Migrationen mittels Alternativplänen zu testen	Plan kann nach dem Erstellen zunächst noch bearbeitet und gelöscht werden	Ergebnisse können von mehreren Usern evaluiert werden	Allgemeine Evaluation	Manuelle Evaluation	Automatische Evaluation
Advanced Preservation Plan
Basic Preservation Plan