STAND28.01.2025

1.   Fremddatenquellen

1.1.  Umfang

Das hbz bietet in Alma die Möglichkeit an, auf Fremddatenbestände als Quelle für die Katalogisierung zuzugreifen.

• Zugriff über das Menü ‚Ressourcen‘
  über den Menüpunkt ‚Externe Ressourcen durchsuchen‘

• Zugriff im Metadaten-Editor
  Menü ‚Suchen und durchsuchen‘, Menüpunkt ‚Ressourcen durchsuchen‘

Zur Auswahl stehen folgende Quellen:

• B3Kat (BVB - Bibliotheksverbund Bayern und KOBV - Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg)
• BNB (British National Bibliography)
• DNB (sämtliche Daten der Deutschen Nationalbibliothek sowie die Daten des alphabetischen Katalogs 1913 - 1973 der Deutschen Bücherei Leipzig)
• HeBIS (Hessisches BibliotheksInformationsSystem)
• K10plus (gemeinsame Verbunddatenbank des Bibliotheksservice-Zentrums Baden-Württemberg (BSZ) und der Verbundzentrale des GBV (VZG)
• K10plus E-Book-Pool (E-Book Metadaten Sammlung des K10plus)
• KOBV (Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg)
• LoC (Library of Congress)
• NACSIS (japanische Verbunddatenbank)
• NLM (National Library of Medicine)
• OBV (Österreichischer Bibliothekenverbund)
• SLSP (Swiss Library Service Platform)
• ZDB (Zeitschriftendatenbank)

Außerdem besteht die Möglichkeit, über das Profil ‚Deutschsprachige Verbünde‘ eine gleichzeitige Suche in den DACH-Verbünden durchzuführen.

1.2. Nutzungsaspekte

Suchaspekte:

Die möglichen Suchaspekte sind in jedem Suchprofil gleich.
Die Suchbegriffe können jeweils als Phrase oder als Stichwort gesucht werden (Ausnahme: Jahr der Veröffentlichung).
Bei der Suche nach modernen (nicht-persönlichen) Personennamen muss bei einzelnen Datenbanken das Komma zwischen Familien- und Vornamen mit eingegeben werden. Empfehlung: grundsätzlich Komma bei der Phrasensuche nach Personennamen angeben.
Sie können mit den Booleschen Operatoren UND/ODER kombiniert werden.
Das Suchfeld ‚Systemnummer‘ bezieht sich auf die Systemnummer in der jeweiligen Quelldatenbank.
Teilweise hängt die Treffermenge von der Indexierung der externen Datenbanken ab.

Anzeige:
Kurztitellisten sind nicht sortierbar.
Um in Beziehung stehende Titel zu erhalten, ist immer eine erneute Recherche mit den Elementen des gewünschten Satzes durchzuführen.

Suchstrategie:
Grundsätzlich soll vor dem Anlegen einer eigenen neuen Titelbeschreibung geprüft werden, ob das gewünschte Katalogisat bereits verbundintern oder überregional vorhanden ist (vgl. Geschäftsgangsregelung Titeldaten).
Vor dem Erstellen eines neuen Katalogisats ist, nach negativer Recherche in der Alma NZ, eine Suche in den externen Ressourcen durchzuführen, um hier mögliche Fremddatenaufnahmen zu ermitteln.
Ergibt die Suche in der Alma NZ keinen verwertbaren Titel, sollte bei einem positiven Ergebnis in einer der anderen Datenbanken der betreffende Fremddatensatz als Quelle für einen neuen Datensatz in der Alma NZ genutzt werden.
Titelaufnahmen zu Bandsätzen und unselbständigen Werken müssen nicht aus Fremddaten übernommen werden.

2.  Fremddatenübernahme

Der Vorgang der Fremddatenübernahme eines Satzes aus externen Ressourcen in die Alma NZ erfolgt mittels der Schaltfläche ‚Import‘ in der Kurzliste der Ergebnisse bzw. in der Vollansicht des Treffers

3. Inhaltliche Anpassungen und funktionale Aspekte

In der Regel sind inhaltliche und funktionale Anpassungen notwendig. Die Regeln für diese Anpassungen entsprechen den hbz-Verbundkonventionen und werden nachfolgend für ausgewählte Bereiche aufgeführt:

Dies betrifft relevante Korrekturen wie
- Verknüpfungen zu Normdaten
- Verknüpfungen zu Überordnungen
- Beachtung der Plausibilitäten
- zusätzliche Sucheinstiege
- ggf. lokale Besonderheiten (z.B. für RSWK-Bibliotheken einheitliche Sacherschließung).

Sacherschließungsdaten bleiben erhalten und dürfen nicht gelöscht werden, auch wenn die bearbeitende Bibliothek diese nicht benötigt. Eine Bearbeitung der Schlagwort-Felder durch die lokalen Schlagwortredaktionen erfolgt nach den entsprechenden Richtlinien.
Als Fremddaten im o.g. Sinn gelten aus externen Ressourcen recherchierte und importierte Daten. Nicht als Fremddaten im o.g. Sinn gelten hingegen als Duplizierungsgrundlage genutzte Katalogisate anderer Ausgaben.

Generell gilt jedoch, dass die Titelaufnahme den Angaben der Vorlage entsprechen muss und dabei die üblichen Standards erfüllt bzw. wenigstens die für das Mindestformat definierten Felder gemäß den hbz-Verbundkonventionen belegt sein müssen.
Dies ist nicht zuletzt auch für die Möglichkeiten einer maschinellen Dublettenprüfung notwendig. (Zum Beispiel muss in Fremddaten die Angabe "1. Auflage", die im DNB-Neuerscheinungsdienst generell angegeben ist, gelöscht werden, sobald das Werk vorliegt und diese Angabe der Vorlage nicht zu entnehmen ist.)

3.1. Identifikationsnummer

Die Identifikationsnummer der Quell-Datenbank befindet sich nach dem Import in MARC 035, z.B. das ISIL.

Nutzung der Fremddaten für andere Ausgaben
Werden Fremddaten nur als Grundlage für die Katalogisierung einer anderen Ausgabe (z.B. andere Auflage) genutzt, müssen alle Felder mit Identifikationsnummern gelöscht werden, da die (ursprünglichen) Identifikationsnummern als Informationen für den neuen Satz nicht (mehr) korrekt wären.
Dies gilt auch für MARC 015 (Nationalbibliografienummern), welches ansonsten für den neuen Satz ebenfalls falsche Informationen liefern würden.
Wenden Sie in diesen Fällen nach dem Import oder nach der Funktion "Datensatz duplizieren" die Funktion ‚Bearbeitungs-Aktion‘ -> ‚Datensatz erweitern‘ an und wählen den zutreffenden Normalisierungstyp aus der Liste "NZ nach Duplizieren - ..." aus.

3.2. Formularfelder

Die Formularfelder werden teilweise in den Quell-Datenbanken anders verwendet. Nach dem Import des Titeldatensatzes müssen die Formularfelder geprüft und ggf. entsprechend der hbz-Verbundkonventionen angepasst werden.

3.3. Die Beziehung zu Normdaten

Beim Import der Fremddatensätze wird automatisch beim Speichern die Beziehung zu den Normdaten der GND aufgebaut, wenn die GND-Identnummer erfasst ist.

3.4. Beziehungen zwischen Titeldaten

3.4.1. Über- und Unterordnung

Vor der Übernahme eines Teils mit unabhängigem Titel oder eines Teils mit abhängigem Titel muss zunächst geprüft werden, ob die zugehörige Überordnung bereits in der Alma NZ vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt zuerst eine Übernahme der Überordnung aus den externen Ressourcen.

Für Besonderheiten bei elektronischen mehrteiligen Monografien s.a. Geschäftsgangsregelung Elektronische Ressourcen - #E-Books (Abschnitt „Mehrteilige E-Books“).

830 #0/773 08: Das Feld kann in der Fremddatenaufnahme fehlen und muss in solchen Fällen eingefügt bzw. mit den entsprechenden Identnummern der Alma NZ ergänzt werden.

Bei fremdsprachigen Datenanbietern werden mehrteilige Monografien nicht in hierarchischer Struktur, sondern in einer umfassenden Beschreibung erfasst. Die zugehörigen Bände sind bei der Überordnung angegeben. Die nachgenutzte Titelaufnahme für die übergeordnete Aufnahme sollte dabei für eine hierarchische Beschreibung nicht umgeschrieben werden, selbst wenn dort beschriebene Teile nicht zum eigenen Bestand gehören.

3.4.2. Sonstige Beziehungen, die Verknüpfungen zwischen Titeldatensätzen erzeugen

(Beziehungen zwischen Primär- und Sekundärform, parallelen Ausgaben und anderen Bezugswerken)

Anmerkungsfelder zu parallelen Ausgaben und früheren und späteren Ausgaben bei monografischen Reihen: in $$w wird die Identifikationsnummer des Bezugswerkes erfasst, sofern das Bezugswerk in der Alma NZ vorhanden ist. In diesen Fällen wird $$w auch beim Bezugswerk selbst erfasst.

Sonderfall Sonderdruck:
Über MARC 773 wird die Beziehung zur übergeordneten Einheit erstellt.
773 08 $$i Sonderdruck aus

3.5. Beispiele zu korrigierender Felder

Nachfolgend sind einige Beispiele für typische bei der Fremddatenübernahme zu korrigierende Felder aufgeführt:

LDR, Pos. 17: Belegung mit # bei Autopsie oder bei Bestellt-Aufnahmen.

263: Das Feld ist zu löschen, wenn die Ressource vorliegt.

300 $$a: Wenn die Ressource bereits erschienen ist, ist die Angabe zu überprüfen und entsprechend zu korrigieren.

490 $$v: Bandbezeichnungen in Fremddaten, die nicht vom Regelwerk vorgesehen sind, sind zu löschen.

130, 240, 242, 245 $$a, 245 $$p, 246 3#, 247 00 $$a, 249 ## $$a, 490 XX $$a, 505 80 $$t, 773 08 $$t, 775 08 $$t, 776 08 $$t:
Bei Titelfeldern, die als Phrase indexiert werden, sind Artikel am Anfang in Nichtsortierzeichen zu setzen, um eine korrekte Indexierung zu gewährleisten.

4. Verfahren für die Anreicherung aus Fremddaten bei Bestellaufnahmen

Das hier beschriebene Verfahren gilt generell für die Anreicherung von Titelaufnahmen mit "Mindeststandard" (insbesondere Bestellaufnahmen). Die Idee des Verfahrens besteht darin, rudimentäre Titelaufnahmen bei der Nachbearbeitung möglichst mithilfe von bereits vorhandenen Fremddatensätzen anzureichern.
In Alma kann dies wie folgt erreicht werden:
Der betroffene Titeldatensatz wird im MDE geöffnet. Über "Suchen und durchsuchen" wird in den externen Ressourcen ein passender Datensatz gesucht und gefunden. Angeboten werden dann über die Elypsen ("...") folgende Funktionen:
Kopieren & Überlagern
Kopieren & Zusammenführen
Vorschau zusammenführen

Felder des Alma NZ Datensatzes werden mit Inhalten der Felder aus den externen Ressourcen überschrieben. Daher empfiehlt es sich immer, als erstes "Vorschau zusammenführen" zu wählen und im Anschluss "Kopieren & Zusammenführen". Je nach Bedarf müssen einzelne Felder nachbearbeitet werden.
Es ist darauf zu achten, dass dieses Verfahren nur bei identischen Manifestationen angewendet werden darf, da die Titelaufnahme mit den Datensatz-IDs aus den Fremddaten angereichert wird (MARC 035).