Was ist das DNB-Export-Plugin?

Das DNB-Export-Plugin in OJS dient der automatischen Einreichung von Pflichtexemplaren bei der DNB per Hotfolder-Verfahren. Detaillierte Informationen zum Hotfolder-Verfahren finden Sie in dieser Handreichung der DNB. Spezifikation zu Transferpaketen finden Sie hier.

Das DNB-Export-Plugin kann erst aktiviert werden, wenn...

  • Ihre OJS-Instanz live ist (Produktivinstanz)
  • eine Zeitschrift über eine ISSN verfügt
  • bereits publizierte Artikel vorliegen.

Mindestanforderung an Artikel

Die DNB sieht für Pflichtexemplare folgende Mindestanforderungen vor:

  • die Publikation verfügt über minimale Titeldaten (Titel, Autor(en), Abstract) (Abstract erst bei Relaunch DNB-Katalog)
  • DOI sind nicht verpflichtend, werden allerdings im DNB-Katalog abgebildet
  • die Publikation verfügt über eine Nutzungslizenz (erst bei Relaunch DNB-Katalog)
  • die Publikation liegt in den Dateiformaten PDF oder ePub vor
  • Kategorie "Artikeltext" muss in OJS vergeben worden sein

Was ist der hbz-Hotfolder?

Die DNB hat für das hbz einen zentralen OJS-Hotfolder eingerichtet. Jeder Kooperationspartner erhält einen eigenen Unterordner, der im hbz-Hotfolder abgelegt ist. Der Unterordner bezieht sich auf Ihre Organisation. Im Unterordner selbst werden Zeitschriften auf Basis ihrer jeweiligen ISSN unterschieden.



Vorgehen zur Einrichtung des DNB-Export-Plugins

1. hbz registriert Ihre Organisation bei der DNB

Um einen Bezug zwischen hbz und Ihrer Organisation herzustellen, entsprechend also ein Unterordner im hbz-Hotfolder erstellt wird, müssen wir Ihre Organisation bei der DNB registrieren. Dies ist relevant, sobald Ihre Testinstanz auf Produktiv umgestellt wird.

Für die Registrierung bei der DNB benötigen wir die folgenden Informationen:

  • Name der Organisation
  • URL zur Webseite der Organisation
  • eine dedizierte Ansprechperson, mit der die DNB den Hotfolder von n Zeitschriften(n) einrichten wird.


2. Plugin wird durch hbz freigeschaltet

Die DNB erstellt nach Erhalt der oben genannten Daten einen Unterordner für Ihre Organisation mit eigener Unterordner-ID. Wir geben nach Erhalt durch die DNB die Zugangsdaten im Plugin auf Ihrer Produktivinstanz ein und schalten es frei. Wir kontaktieren die DNB, sobald dies erledigt ist. 

(Warnung) Liegen keine ISSN bzw. publizierten Artikel vor, können wir das Plugin nicht freischalten, da seine Funktion automatisch unterdrückt wird.


3. Sie richten Ihren Hotfolder gemeinsam mit der DNB ein

Sie werden durch die DNB kontaktiert und richten mit ihr zusammen pro Zeitschrift (ISSN) das Plugin ein. Jede Zeitschrift bzw. ISSN muss an die DNB individuell kommuniziert werden. Dies gilt selbstverständlich auch für alle zukünftigen Zeitschriften. Bei Einrichtung werden Grundkonfigurationen vorgenommen (z.B. manuelle per Knopfdruck vs. automatischer Eingabe), wie auch der Datenfluss zur DNB getestet. (Info)  In diesem Beitrag erfahren Sie, warum die halbautomatische gegenüber der vollautomatischen Abgabe vorteilhafter ist.

Weitere Informationen zur Einrichtung des Hotfolders erhalten Sie auch unter diesem Link.


3.1 Testen des Plugins und Testdaten an die DNB abliefern (Vorgehen)

Im Zuge der Konfiguration des Plugins schicken Sie Testdaten an die DNB. Die DNB prüft damit das Plugin auf seine Funktionsfähigkeit wie auch die mitgelieferten Daten (Metadaten und Publikationen).

Um Testdaten zu versenden, müssen Sie zunächst Daten ins Plugin ziehen. Gehen Sie dabei bitte wie folgt vor:

  1. Filter oben rechts klicken, dies öffnet die Seitenleiste (siehe Abb.)
  2. Eine beliebige Buchstabenfolge im Suchschlitz unter "Issue" links eingeben
  3. Ein Issue anklicken
  4. Das Issue wird nun in den Hotfolder geladen und angezeigt als "Not deposited": d.h. die Artikel wurden noch nicht an die DNB versendet
  5. Die Häkchen an den Artikeln aktivieren
  6. Unterhalb der Artikel den Button "Deposit" klicken
  7. Die Artikel werden an die DNB geschickt und der Status der Artikel ändert sich nach einigen Sekunden zu "Deposited".
  8. Sie können nun die DNB darüber informieren, dass die Testdaten abgeliefert wurden.


    Abb.: Im regulären Betrieb verwenden Sie das Plugin auf dieselbe Weise.





FAQ

Rückwirkende Einreichung von Artikeln

Mit dem DNB-Export-Plugin können Sie auch rückwirkend Artikel bei der DNB einreichen.

Automatische URN-Vergabe bei Einreichung von Pflichtexemplaren

Bei Einreichung von Pflichtexemplaren vergibt die DNB automatisch URN. Diese lösen zum DNB-Katalog hin auf. Sie werden nicht an Ihre OJS-Instanz zurückgespielt. Mehr Informationen zu URN finden Sie hier.

Alternative zum DNB-Export-Plugin - DNB-Webformular

Alternativ zum DNB-Export-Plugin kann eine Publikation manuell per Webformular bei der DNB eingereicht werden. Eine detaillierte Übersicht zu allen Einreichungsverfahren der DNB zur Sammlung unkörperlicher Medienwerke erhalten Sie hier.

Obwohl ich bereits sämtliche publizierten Artikel in das Plugin gezogen habe, sind sie bei Aufruf des Plugins z.T. nicht sichtbar

Bestimmte Artikel, z.B. Sonderausgaben, sind grundsätzlich nur sichtbar, wenn man sie über den Filter/Namen sucht.


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