Research Set und Preservation Set erstellen
Research Set
Um die von einem Risiko betroffenen Dateien zunächst näher zu analysieren, kann ein Research Set erstellt werden. Aus einem Research Set kann jedoch im Anschluss kein Preservation Plan erstellt werden, dafür ist immer das Erstellen eines Preservation Sets notwendig!
- Aufruf des Global Risk Reports über Preservation → Risk Analysis → View Global Risk Report
- auf Research Set klicken
- eine bereits vorkonfigurierte Suchemaske öffnet sich
- auf Save Query as klicken
- Name und Beschreibung eingeben
- auf Save klicken
- Das Research Set wird nicht unter Preservation Sets oder dem Global Risk Report gespeichert, sondern als gespeicherte Suchanfrage unter Data Management → Search and Manage Queries → Search for Objects → Saved Queries.
Preservation Set mit mehreren Dateiformaten
- Aufruf des Global Risk Reports über Preservation → Risk Analysis → View Global Risk Report
- auf View klicken
- Preservation Sets können nur für ein Dateiformat (= 1 Pronom-UID bzw. PUID) oder für mehrere Dateiformate der gleichen Klassifikation erstellt werden.
- Um mehrere Dateiformate gleicher Klassifikation auszuwählen, muss vorab über das Dropdown-Menü gefiltert werden.
- gewünschte Klassifikation auswählen, z. B. PDF
- anschließend ein oder mehrere Dateiformate auswählen und auf Create Set for Selected klicken
- Es öffnet sich wieder eine Suchmaske.
- Über Add Conditions können noch zusätzliche Such-Parameter hinzugefügt werden.
- Theoretisch kann von hier aus direkt ein Basic oder Advanced Preservation Plan über die entsprechenden Buttons gestartet werden.
- Preservation Set speichern über Save Query as Set
- Set wird direkt gespeichert, Name wird automatisch erzeugt
- zu finden unter Preservation → Risk Analysis → View Global Risk Report → Manage Preservation Sets
Preservation Set mit einem Dateiformat
- um ein Preservation Set mit einem Dateiformat zu erstellen, den Global Risk Report über Preservation → Risk Analysis → View Global Risk Report aufrufen
- auf View klicken
- bei dem gewünschten Format auf Create Set klicken
- Achtung! Der Dateiformat-Filter setzt sich nicht automatisch zurück und muss evtl. auf All zurückgestellt werden.
- Es öffnet sich wieder eine Suchmaske.
- Über Add Conditions können noch zusätzliche Such-Parameter hinzugefügt werden.
- Theoretisch kann von hier aus direkt ein Basic oder Advanced Preservation Plan über die entsprechenden Buttons gestartet werden.
- Preservation Set speichern über Save Query as Set
- Set wird direkt gespeichert, Name wird automatisch erzeugt
- zu finden unter Preservation → Risk Analysis → View Global Risk Report → Manage Preservation Sets
Preservation Sets bearbeiten und löschen
Preservation Sets können nur solange bearbeitet und gelöscht werden, solange noch kein Preservation Plan erstellt wurde. Obwohl der Preservation Plan selbst noch im Draft Modus ist, kann das Set nicht mehr gelöscht werden. Es kann auch kein anderer Plan für das selbe Set erstellt werden. Das Löschen des Preservation Plans löscht auch das Set.
Advanced Preservation Plan
Erstellen des Plans
- Preservation Sets aufrufen über Preservation → Risk Analysis → View Global Risk Report → Manage Preservation Sets
in der Spalte Launch Plan auf Advanced klicken
- Plan Name und Plan Reason (Grund für die Durchführung des Plans) angeben
- optional: Dokument anhängen, um die Gründe, Ziele oder den Ablauf für die Erhaltungsmaßnahme detaillierter zu beschreiben, mit Add in Rosetta hinzufügen
Der Name lässt sich später nicht mehr ändern!
- auf Next klicken
Über Test Set Members kann das ausgewählte Set noch einmal geprüft und ggf. geändert werden.
- Oben wird die ID des ursprünglich erstellten Preservation Sets angezeigt.
- auf Review Set klicken, um z. B. IEs aus dem Set zu löschen
- wenn gewünscht, das Set bearbeiten, sonst auf Back klicken
- auf der Übersichtsseite auf Next klicken
- Evaluationskriterien für den Plan auswählen
- Evaluationskriterien an dieser Stelle sind allgemeiner und nicht unbedingt von technischer Natur, wie z. B. Cost per Day.
- auf Next klicken
- Im nächsten Schritt werden User ausgewählt, die den Plan evaluieren sollen.
- dafür auf Add User klicken
- die gewünschten User anhaken und auf Add klicken
- Rosetta verschickt eine automatisierte Mail an die ausgewählten User.
- Die hinzugefügten User erscheinen nun in der Übersicht.
- Beim Status Date handelt es sich um das Erstellungsdatum des jeweiligen Users.
- nächster Schritt: Alternativpläne hinzufügen durch Klick auf Alternative List
Alternatives erstellen
Wenn noch keine Alternativen vorhanden sind, muss zunächst eine erstellt werden.
- Klick auf Add Alternative
- Bei den Alternativplänen handelt es sich quasi um Basic Preservation Plans mit leichten Abweichungen. Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung eines Basic Preservation Plans findet sich hier: Basic Preservation Plans in Rosetta
- Wie bei einem Basic Preservation Plan können Parameter zur automatischen Evaluation durch Rosetta eingegeben werden.
- Zusätzlich können Parameter zur manuellen Evaluation eingegeben werden, deren Ergebnisse vom User eingetragen werden müssen.
- nach Auswahl aller gewünschten Kriterien auf Next klicken
- Im nächsten Schritt müssen Ergebnisse für die Evaluationskriterien, die beim Erstellen des Advanced Preservation Plans ausgewählt wurden, eingetragen werden.
- Diese Ergebnisse können später noch geändert werden.
- Es handelt sich hier nicht um die manuellen Evaluationskriterien aus dem Schritt zuvor!
- auf Save klicken
- Der Advanced Preservation Plan ist nun erstellt.
- Solange eine Alternative in der Test Stage Draft ist, kann sie bearbeitet und gelöscht werden.
- zum Löschen zunächst auf More Actions klicken
Auch der gesamte Advanced Preservation Plan kann im Life Cycle Draft noch bearbeitet und gelöscht werden.
- zum Löschen zunächst auf More Actions klicken
- zum Ändern der allgemeinen Details auf Edit klicken
- Ausnahme: Der Name kann nicht mehr geändert werden.
- Über Klick auf Alternatives List können weitere Alternativpläne hinzugefügt oder, soweit möglich, die vorhandenen bearbeitet werden.
Evaluation
- Die allgemeinen Evaluationskriterien können über Klick auf Compare Alternative verglichen werden.
- auch zu erreichen über More Actions → Plan Summary in der Planübersicht
Für die technische Evaluation muss mindestens ein Alternativplan testweise ausgeführt werden.
- dazu auf Run Test klicken
Warnhinweis
Sobald eine Test durchgeführt wird, kann der gesamte Advanced Preservation Plan nicht mehr geändert oder gelöscht werden!
- Der Plan durchläuft verschiedene Test Stages.
- auf Refresh klicken, bis der Test die Stage Ready for Evaluation erreicht hat
- Bei Tests mit großen Datensets kann dies durchaus einige Zeit dauern.
- Der Plan ist nun im Life Cycle Running Test und man hat Zugriff auf die Evaluation Workbench.
- Diese kann über 3 verschiedene Wege erreicht werden.
Preservation → Preservation Plans → Preservation Plans
- auf More Actions und dann Evaluation Workbench klicken
- Preservation → Preservation Plans → Preservation Plans
- auf Alternatives List klicken
- Preservation → Preservation Plans → Preservation Plans
- Preserveration → Preservation Plans → Evaluate Test Results
- in der Evaluation Workbench auf Work On klicken
- Falls Evaluationskriterien für die automatische Evaluation eingegeben wurden, können diese über Review Auto Evaluation überprüft werden.
- für die manuelle Evaluation auf Manual Evaluation klicken
- Evaluationsergebnisse eingeben
- IE Info: öffnet den Web Editor
- Mark as Evaluated: klicken, um Evaluation abzuschließen
- Save: für später speichern, ohne Evaluation abzuschließen
- View Original Rep: Original Representation ansehen
- View Migrated Rep: migrierte Representation ansehen
- Während der Test läuft, sind keine Änderungen an der IE im Web Editor möglich.
- Nachdem Mark as Evaluated angeklickt wurde, wird die IE auch in der Evaluation Workbench als evaluiert markiert.
- Die Ergebnisse können nun im Tab Manual Evaluation angesehen werden.
- ohne abgeschlossene Evaluation: nur Number of representations
- Wird mehr als eine manuelle Evaluation durchgeführt (z. B. durch mehrere Personen), werden immer nur die Ergebnisse der letzten Evaluation in diesem Tab angezeigt.
- Im History-Tab lässt sich nachvollziehen, wieviele Evaluationen tatsächlich durchgeführt wurden.
- auf Complete Evaluation klicken, um die Evaluation abzuschließen
- Es erscheint ein Hinweis, dass die migrierten Representations nach Abschluss der Evaluation nicht mehr zur Verfügung stehen. Diesen mit Klick auf OK bestätigen.
Der gesamte Advanced Preservation Plan befindet sich nach Abschluss der Evaluation wieder im Life Cycle Draft und kann wieder bearbeitet und gelöscht werden.
- Auch die beiden Alternativpläne können jetzt wieder gelöscht und bearbeitet werden.
- Der bereits evaluierte Alternativplan kann erneut ausgeführt werden.
- Klick auf Test Summary, um alle Ergebnisse der (automatischen und manuellen) Evaluation anzusehen.
Sign Off
- Der Preservation Plan kann jetzt abgesegnet werden.
- Es ist nicht nötig, alle Alternativen zu testen und zu evaluieren.
- Übersicht der Preservation Plans unter Preservation → Preservation Plans → Preservation Plans
- Revert: Plan geht zurück in Life Cycle Draft
- Sign-off Plan: Plan wird abgesegnet
- im nächsten Schritt den Preservation Plan entweder komplett ablehnen (Reject Plan) oder
- Alternativplan auswählen, der tatsächlich umgesetzt werden soll
- gewünschten Plan auswählen und auf Sign-off Plan klicken
- Über Compare Alternatives können die allgemeinen Evaluationskriterien der beiden Alternativpläne noch einmal verglichen werden.
- Ansicht nach Klick auf Compare Alternatives
- auf Back klicken, um in das vorherige Menü zurückzukommen und den Plan abzulehnen oder abzusegnen
- Im nächsten Schritt muss nach Klick auf Sign-off Plan eine Note (z. B. Begründung zur gewählten Alternative) eingegeben werden.
- dann auf Save klicken
Advanced Preservation Plan ausführen
- Der Plan findet sich nun nicht mehr unter Preservation → Preservation Plans → Preservation Plans, sondern unter Preservation → Preservation Executions → Signed-off Plans.
- für mehr Details Migration Details anklicken
Migration Details zeigt die Details des gewählten Alternativplans an.
- Plan ausführen durch Klick auf Execute
- Block Size (No. of IEs): standardmäßig auf 1000, kann so gelassen werden
- Plan Execution Scheduling: optional spätere Startzeit eingeben, sonst auf Immediately lassen
- Execute anklicken, um den Plan auszuführen
- Der Plan durchläuft nun verschiedene Stages, von Configuration bis Ready for Evaluation.
- In der Übersicht unter Preservation → Preservation Executions → Signed-off Plans wird der Status als Running Action angezeigt.
- über Klick auf Monitor gelangt man wieder in die Details
- dort auf Evaluate Results klicken
- dann auf Verify Results klicken
- Wie während des Tests der Alternativpläne werden hier die Ergebnisse der manuellen Evaluation angezeigt.
- Außerdem können die Original und migrierte Representation angesehen werden.
- auf Back klicken
- auf Complete Evaluation klicken
- Der Plan kann jetzt endgültig ausgeführt oder zurückgesetzt werden.
- zum Abbrechen und damit Zurücksetzen der Migration im Action-Menü Rollback auswählen und auf Execute klicken
- zum Abschließen des Plans und der Migration:
- vorne die gewünschten Blocks auswählen
- im Action-Menü Commit auswählen und dann auf Execute klicken
- Der Plan wechselt in die Stage Running.
- Über Refresh kann die Seite aktualisiert werden, um den aktuellen Status abzufragen.
- Wenn der Plan abgeschlossen ist, ändert sich die Stage zu Committed. Außerdem enthält die Spalte End Date/Time das Datum und die Uhrzeit.
Warnhinweis
Ein Advanced Preservation Plan lässt sich theoretisch mehrmals ausführen. Eine Migration des gleichen Sets macht inhaltlich und technisch aber keinen Sinn.
Es gibt die Option Refine Execution Set, mit der theoretisch das Preservation Set geändert werden kann, dies ist aber von Ex Libris ausdrücklich nicht empfohlen!
Nach dem Ausführen des Plans
- In der Übersicht unter Preservation → Preservation Executions → Signed-off Plans kann nun die Executions History betrachtet werden.
- Das Preservation Set, auf das der Plan angewandt wurde, ist zwar noch vorhanden, aber ohne Inhalte, da das Logical Set auf der Suche nach dem alten Dateiformat basiert.
- Den Metadaten auf der Representation-Ebene wurde ein Event hinzugefügt.
- In den Metadaten auf der File-Ebene wird ersichtlich, dass das Dateiformat nun JPG ist.
- Die Dateien wurden erfolgreich erhalten.
