Metadaten spielen bekanntlich eine große Rolle bei der Auffindbarkeit von Publikationen und Zeitschriften, z.B. im Web, wie auch hinsichtlich der Interoperabilität mit Nachweissystemen, z.B. dem der DNB. Das Metadatenschema in OJS basiert auf Dublin Core 1.1. Die allermeisten Felder in OJS sind optional, bilden aber eine wichtige Grundlage, z.B. für mehr Sichtbarkeit im Web oder Schutz von Autorenrechten. Im Sinne der Auffindbarkeit und Qualitätssicherung im Rahmen der Landesinitiative openaccess.nrw empfehlen wir zumindest die unten markierten Felder (vgl. Spalte "empfohlen"). Die Verwendung von offenen Lizenzen ist im Rahmen der Landesinitiative für Autor/innen und Herausgeber/innen verpflichtend. Dabei sollten selbstverständlich die Namensnennung in der Lizenz vorgesehen sein.

Merke: Viele Felder in OJS lassen sich nach Publikation nicht mehr oder nur unter größeren Schwierigkeiten ändern (z.B. Neuaufsetzen einer Instanz Migration der Inhalte). Die Felder sind entsprechend markiert .

Die Rolle des Admins

Als Admin haben Sie Zugriff auf sämtliche Zeitschriften und Publikationen auf Ihrer OJS-Instanz. Dies erlaubt Ihnen auch Qualitätsprüfungen durchzuführen und die Herausgeber/innen bei Konfiguration einer Zeitschrift zu unterstützen bzw. eigene Vorgaben hinsichtlich Qualitätssicherung zu machen. Sollten Sie die Nutzung von Plugins zur Einreichung von Pflichtexemplaren bei der DNB (DNB-Export-Plugin) wie auch die Vergabe von DOIs vorsehen, können Sie später auf dieser Basis einen eigenen Workflow zur Qualitätssicherung etablieren.

Merke: Manche Felder können nach Eingabe bzw. nach Publikation von Artikeln nicht mehr geändert werden. Diese sind hier entsprechend markiert. In diesen Fällen ist die vorherige Absprache mit den Herausgeber/innen einer Zeitschrift ratsam, also bevor es an die Konfiguration einer Zeitschrift geht.

Orientierung in OJS

Metadatenschema von Titeldaten anpassen, Zeitschrift beschreiben und Benutzer/innen erfassen

Abb. 1: Seitenmenü in OJS. Sie finden unter "Einstellungen" im Seitenmenü die für dieses Kapitel relevanten Rubriken, in denen einzelne Einstellungen für die bei Einreichung durch Autor/innen abgefragten Metadaten eines Artikels vorgenommen werden können.

Ansicht von Titeldaten einer Einreichung

Zugang zu einer Einreichung. Bei Öffnen (Ansicht) können die Metadaten der Einreichung unter dem Reiter "Veröffentlichung" editiert werden, sofern sie für die Publikation vorgesehen ist. Abhängig von den Einstellungen, die unter Workflow (vgl. Abb. 1) vorgenommen wurden, verändert sich hier das Metadatenschema. Dies betrifft auch die Eingabefelder, die bei Einreichung durch Autoren ausgefüllt werden müssen.

Klicken Sie auf "Einreichungen".
Klicken Sie auf "Ansicht" eines Artikels.
Klicken Sie auf "Veröffentlichung" (engl. = Publication). Merke: Der Menüpunkt "Identifier", wie hier im Beispiel ENHE der FH Münster, wird erst sichtbar, wenn OJS-Instanz und Zeitschrift live sind und entsprechende Plugins aktiviert wurden.

Titeldaten

Das Metadatenschema der Titeldaten kann unter Workflow angepasst werden.

Dashboard	Feld	Definition in OJS	Erläuterungen
EINREICHUNGEN / ANSICHT / Veröffentlichung
Titel und Abstract	Präfix	Beispielsweise: A, Das
	Titel
	Untertitel
	Zusammenfassung		Abstract
Beitragende			Autor/innen sind hier als "Beiträger/in" aufgeführt: Autor/innen legen bei Einreichung einen Account an und sind als Benutzer/innen registriert. Die Eingabe bei Registrierung folgt den Feldern von Benutzer/innen & Rollen.
Metadaten	Schlagworte		vgl. Workflow
	Themen		vgl. Workflow
	Unterstützung		vgl. Workflow
	Rechte		vgl. Workflow Merke: die Lizenzangaben von Publikationen sollten konform mit der Lizenzangabe der Zeitschrift sein, die durch die Herausgeber:innen definiert wird. Herausgeber/innen können entsprechende Vorgaben gegenüber Autor/innen in machen.
	Quelle		vgl. Workflow
	Typ		Publikationstyp. vgl. Workflow
Literaturhinweise		Geben Sie jeden Eintrag in einer neuen Zeile ein, damit er ausgelesen werden kann.	Freitext; vgl. Workflow
Lizenz			Ob eine Lizenz durch Autor/innen vergeben werden kann, wird im Workflow definiert. Lizenzen für Einreichungen überschreiben die Lizenz der Zeitschrift. Herausgeber/innen können hier entsprechende Vorgaben machen. Sollten Autor/innen die Lizenz der Zeitschrift für ihre Publikationen übernehmen müssen, wird dies kenntlich gemacht.

Zeitschrift

Dashboard	Feld	Definition in OJS	Pflichtfeld*	Erläuterungen
ZEITSCHRIFT / IMPRESSUM
Zeitschriftenidentität	Titel der Zeitschrift		*
	Kürzel der Zeitschrift		*
	Abkürzung des Zeitschriftennamens		*
Veröffentlichungsdetails	Verlag, Organisation	Diese Details werden in den Metadaten bereitgestellt, die von Dritten ausgelesen werden können.		tragen Sie hier bei jeder Zeitschrift Ihre Organisation, i.d.R. die Hochschule, ein
	ISSN Internet			beantragen Sie für neue Zeitschriften eine ISSN für Zeitschriften beantragen bei der DNB und tragen Sie sie hier wie auch im Footer der Zeitschrift ein
	ISSN Druck
Schlüsselinformation	Zusammenfassung der Zeitschrift	Geben Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Zeitschrift ein und benennen Sie Redakteure, Direktoren und andere Mitglieder Ihres Redaktionsteams.
	Redaktion
	Über uns
ZEITSCHRIFT / KONTAKT
	Name	Hauptkontakt: Geben Sie Kontaktinformationen, üblicherweise für eine Hauptredaktion, Redaktionsleitung oder Redaktionsbüro, an, die auf Ihrer öffentlich zugänglichen Webseite angezeigt werden können.
	E-Mail *		*
	Telefon
	Institution
	Adresse
	Kontakt bei technischen Fragen	Eine Kontaktperson, die Herausgeber/innen, Autor/innen und Gutachter/innen bei allen Problemen unterstützen kann, die sie bei der Einreichung, beim redaktionellen Prozess, bei der Begutachtung oder beim Umgang mit veröffentlichtem Material haben.

Webseite

Dashboard	Feld	Erläuterungen
WEBSEITE / EINRICHTUNG
Sprachen	Primäre Regionaleinstellung	legen Sie hier die Primärsprache fest, also die Sprache, in der hauptsächlich publiziert wird (nicht zwingend die der Region, in der die Zeitschrift herausgegeben wird).
	UI	"User Interface". Die Sprache der Webseite. Merke: bei Mehrsprachigkeit müssen alle Texte der Webseite übersetzt werden (auch Datenschutzerklärung usw.)
	Formulare	An verschiedenen Stellen müssen Nutzende Formulare ausfüllen, z.B. Autoren bei Einreichung (Einreichungsformular). Die Formulare sollten dieselbe Sprachauswahl haben wie das UI.
	Beiträge	Artikel oder andere Veröffentlichungstypen (z.B. Editorials). Diese können in unterschiedlichen Sprachen oder auch mehrsprachig erscheinen.

Workflow (Metadatenschema der Titeldaten konfigurieren)

Dashboard	Feld	Definition in OJS	Erläuterungen
In diesem Bereich entscheiden Sie oder die Zeitschriftenverwalter/innen, welche Eingabeoptionen bei Einreichung eines Artikels durch Autor/innen erscheinen sollen. Im Prinzip definieren Sie also das Metadatenschema für Einreichungen, das dann durch Autor/innen befüllt wird. Unter jeder Rubrik können Sie eine entsprechende Checkbox klicken, um eine Option zu aktivieren. Sie bzw. die Redaktionen können Autor/innen bei Einreichung auch verpflichtende Vorgaben bez. der Eingabe machen, z.B. ORCID iD oder die Verwendung einer offenen Lizenz. Dies lässt sich nur in den Autorenrichtlinien regeln. Im Schema selbst können Felder nicht auf Pflichtfelder umgestellt werden. Die Bearbeitung des Workflows wirkt sich entsprechend auf das Metadatenschema der Titeldaten bei Einreichung von Artikeln aus.
WORKFLOW / EINREICHUNG
Metadaten	Themenbereich	sich auf den räumlich-geografischen, auf den zeitlichen Bereich " auf die Eigenschaften des Fachgebiets."
	Sprachen	Sprache weist die Hauptsprache der Arbeit aus, indem ein Sprachcode ("en") mit einem optionalen Ländercode ("en_US") verwendet wird.	Die Auszeichnung der Sprache einer Publikation in den Metadaten hat zur Folge, dass sich auch die Sprachausgabe der DC-Metadatentags ändert. Relevant für z.B. Google Scholar
	Rechte	Alle Rechte an diesem Beitrag einschließlich Schutz- und Urheberrechten sowie Eigentumsrechten.	Lizenzangabe bei Einreichung von Publikationen für Autor/innen aktivieren. Merke: die Lizenzangaben von Publikationen sollten konform mit der Lizenzangabe der Zeitschrift sein (siehe unten), die durch die Herausgeber:innen definiert wird. Herausgeber/innen können entsprechende Vorgaben gegenüber Autor/innen in den Autor/innenrichtlinien mache.
	Quelle	Die Quelle kann eine ID wie z.B. eine DOI eines anderen Werkes sein, welches Grundlage der vorliegenden Einreichung war.
	Themen	Themen sind Stichworte, Stichwortketten oder Klassifizierungscodes, die das Fachgebiet einer Einreichung beschreiben.	Freitext
	Typ	Art oder Genre vom Hauptteil der Einreichung. Der Typ ist normalerweise "Text", kann aber auch ""Datensatz", "Bild" oder jedem anderen der Dublin Core Typen entsprechen.
	Fachgebiet(e)	Disziplinen sind Arten von Studien oder Fachgebiete, wie sie von Universitätsfakultäten oder Fachgesellschaften beschrieben werden.
	Schlagworte	Stichworte sind typischerweise ein bis drei Worte lange Phrasen, die auf das Fachgebiet der Einreichung hinweisen.
	Unterstützung	Unterstützende Institutionen können hier die Quelle der Forschungsfinanzierung oder andere Arten von Unterstützung für die Forschung angeben.	Wird von vielen Förderern verlangt und ist perspektivisch auch hinsichtlich OA-Monitording wichtig
	Literaturhinweise	Die Referenzen einer Einreichung in einem separaten Feld sammeln. Dies könnte erforderlich sein, um Erfordernissen von Services zu Zitationszählungen wie Crossref zu entsprechen.
	Verlags-URL	Die Verlags-ID kann dazu benutzt werden, eine ID von einer externen Datenbank aufzunehmen. Beispielsweise können Objekte, die für die Deponierung bei PubMed exportiert wurden, die Verlags-ID beinhalten. Dies sollte nicht für DOIs benutzt werden.

Vertrieb

Dashboard	Feld	Definition in OJS	Erläuterungen
VERTRIEB / LIZENZ
	Copyright-Inhaber/in	Auswahl Autor/in Zeitschrift Benutzerdefinierte Angabe zu Copyright	Empfohlen: Autor/in Urheberrecht. Kann nach deutschem Recht nicht abgegeben oder verwirkt werden und liegt bei den Autor/innen. Die Angabe kann nach Publikation von Artikeln nicht mehr geändert werden.
	Lizenz	Auswahl CC Namensnennung - Nicht kommerziell - Keine Bearbeitungen 4.0 - CC Namensnennung - Nicht kommerziell 4.0 - CC Namensnennung - Nicht-kommerziell - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 - CC Namensnennung - Keine Bearbeitungen 4.0 - CC Namensnennung 4.0 - CC Namensnennung - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 - Andere Lizenz-URL	Die Lizenz der Zeitschrift, die durch die Herausgeber:innen definiert wird. Zusätzlich können Autor/innen bei Einreichung Lizenzen definieren. Herausgeber/innen können entsprechende Vorgaben gegenüber Autor/innen in den Autor/innenrichtlinien machen. Merke: die Lizenzangaben von Publikationen sollten konform mit der Lizenzangabe der Zeitschrift sein. Im Rahmen der Landesinitiative openaccess.nrw ist eine offene Lizenz sowohl für Zeitschriften als auch für einzelne Publikationen verpflichtend.
	Jahr des Copyrights	Bitte wählen Sie aus, wie das Standard Copyright Datum für einen Artikel ausgewählt werden soll. Dieser Standard kann von Fall zu Fall überschrieben werden. Praktizieren Sie "publish as you go", nutzen Sie nicht das Publikationsdatum der Ausgabe. Auwahl Ausgabe: das Standardjahr wird aus dem Veröffentlichungsdatum der Ausgabe abgeleitet Artikel: das Standardjahr wird aus dem Veröffentlichungsjahr des Artikels abgeleitet, wie bei "publish-as-you-go".	Sollten die Herausgeber/innen Ausgaben veröffentlichen, sollte dies das Veröffentlichungsjahr für die darin enthaltenen Artikel sein (Auswahl 1). Sehen Herausgeber/innen keine Ausgaben vor sondern die laufende Veröffentlichung von Artikeln, gilt das Veröffentlichungsjahr eines Artikels. (Auswahl 2).
	Lizenzbestimmungen	Geben Sie die öffentlichen Lizenzbestimmungen ein, die neben veröffentlichten Arbeiten angezeigt werden sollen.	Freitext. Angaben zu den Lizenzbestimmungen der oben ausgewählten Lizenz. Die Nutzung ist bei OJS freigestellt.

Benutzer/innen und Rollen

Dashboard	Feld	Definition in OJS	Pflichtfeld*	Erläuterungen
Personen können sich auch selbst bei einer Zeitschrift registrieren. Merke: Wenn Personen keine Rollenzuweisung haben, sind sie nicht mehr in dieser Ansicht (Dashboard Admin bzw. Zeitschriftenverwalter/in, vgl. Abbildung) sichtbar. Als Admin haben Sie also keinen Zugriff auf Benutzer/innen ohne Rollenzuweisung. Die Benutzer/innen müssen sich dann selbst einloggen und in ihrem Profil die Rollenzuweisung selbst vornehmen (z.B. Autorin). Erst danach können Sie sie wieder sehen.
BENUTZER/INNEN & ROLLEN: Benutzer/innen bearbeiten oder Benutzer/in hinzufügen
Name	Vorname		*	wird mit Publikation veröffentlicht
	Nachname		*	wird mit Publikation veröffentlicht
	Bevorzugter öffentlicher Name	Wie möchten Sie angesprochen werden? Titel, weitere Vornamen und Namenszusätze können hier angegeben werden, wenn Sie es wünschen.
Mehr Benutzer/innen-Details	Benutzer/innen-Name und Passwort			Erfolgt bei Registrierung
	Kontakt	E-Mail	*
	Land
	URL
	Telefon
	ORCID-ID			wird mit Publikation veröffentlicht
	Arbeitssprachen			Auswahl hängt von Sprachauswahl der Zeitschrift ab
	Interessen			Die inhaltlichen Interessen
	Institution			Affiliation. Institutionen werden bei Registrierung in OJS gespeichert und sind dann per Lookup auswählbar
	Angaben zum Lebenslauf
	Adresse
	Signatur
Benutzer/innen-Rollen	Zeitschriftenverwalter/in Zeitschriftenredakteur/in Produktionsredakteur/in Rubrikredakteur/in Gastredakteur/in Lektor/in Designer/in Finanzierungskoordinator/in Indizierer/in Layout-Leiter/in Marketing- und Vertriebkoordinator/in Korrektor/in Autor/in Übersetzer/in externe/r Gutachter/in Abonnementverwalter/in			mind. 1 Rolle, sonst Benutzer/in nicht sichtbar im Dashboard von Admin / Zeitschriftenverwalter/in Checkboxes; Mehrfachauswahl möglich, da Benutzer/innen in einer Zeitschrift oftmals mehrere Rollen einnehmen, z.B. mal als Autor, mal als Reviewer

Seitenhierarchie

Empfehlungen zu Metadaten