Fragen von wissenschaftlichen Bibliotheken

Für Bibliotheken der DBS ist das wissenschaftliche und künstlerische Personal der eigenen Hochschule gemäß der Kategorie BE 68 des Kerndatensatz Forschung (https://kerndatensatz-forschung.de/index.php?id=spezifikation ) anzugeben.

Zu dieser Kategorie gehören neben den wissenschaftlichen und künstlerischen Mitarbeiter*innen im engeren Sinne auch die Professor*innen sowie die wissenschaftlichen und künstlerischen Hilfskräfte. Von dieser KDSF-Kategorie ausgenommen ist das sogenannte ‚wissenschaftsunterstützende Personal‘. Dazu gehören insbesondere die Bibliotheksmitarbeiter*innen (siehe DBS-Kategorien 215-221), das Personal der Rechenzentren und wissenschaftlich-technische Mitarbeiter*innen, die z.B. Geräte oder Versuchstiere betreuen, aber nicht selbst forschend tätig sind. Beschäftigte umfassen im Sinne des Kerndatensatzes alle Personen, die zum Berichtszeitpunkt in einem Arbeitsvertragsverhältnis/Beamten-/Beamtinnenverhältnis mit mindestens einer Stunde Wochenarbeitszeit mit der berichtenden Einrichtung stehen, nicht jedoch Beschäftigte, die im Berichtszeitraum beurlaubt waren. Dies umfasst auch Beschäftigte, deren Beschäftigung aus Drittmitteln finanziert wird. 

Es gelten ansonsten die Erläuterungen der Be68 übergeordneten KDSF-Kategorien. 

Für die ÖBS sind die Stellen gemäß § 94 Abs. 2 des Universitätsgesetzes
(https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20002128) anzugeben.

Im Sinne der DBS sind unter Dissertationen die eigenen Hochschuldissertationen bzw. über Tausch eingegangenen Dissertationen gemeint. Diese werden in Frage 18 - 21 gezählt. Dissertationen als Verlagsausgabe (gekürzt, vollständig, erweitert) sind Monographien und werden ebenfalls unter DBS 18 - 21 gezählt.

Kostenlose elektronische Abschlussarbeiten werden unter 110 und 111 erfasst, nicht aber unter 142, da kein Kauf getätigt wurde.

Diese E-Books sind gar nicht zu zählen.

Kostenlose elektronische Abschlussarbeiten werden unter DBS 110 und DBS 111 und unter DBS 146 erfasst, nicht aber unter DBS 142, da kein Kauf. Neben evtl. vorhandenem Verbund-Bestand werden auch die Eigenkatalogisate mitgezählt. National lizenzierte Datenbanken werden in 110 und 118 gezählt. Einzeldokumente aus national lizenzierten Datenbanken (z.B. Early English Books Online / EEBO) können nicht von bereitstellenden Bibliotheken als digitale Einzeldokumente gezählt werden, wenn die Bibliotheken die Kataloge 1 zu 1 übernehmen und nicht mehr bearbeiten. In 110 ff soll literaturgattungsübergreifend gezählt werden - also sobald ein Objekt auf dem Repositorium abgelegt wurde und in 149 Erwerbungskosten anfielen.

Es wird der Bestand des jeweiligen Berichtsjahres der digitalen Bestände, lizenziert und / oder in digitaler Form vorliegend, angegeben.

FID-Lizenzen, die von der eigenen Bibliothek verhandelt wurden, können in Feld 110, 111, 113.01 und 131 berücksichtigt werden. Dies gilt auch bei eingeschränktem Nutzerkreis. 

Die Steuerungsgruppe befürwortet grundsätzlich die Zählung von Titeln aus verschiedenen Erwerbungsmodellen - auch zeitlich befristet bereitgestellten wie z.B. EBS - in den entsprechenden Kennzahlen (110, 113.1, 184, 184.1), sofern folgende Bedingungen gegeben sind: Es muss (den bisherigen Erläuterungen in Frage 110 folgend) ein Nachweis im lokalen Bibliothekskatalog vorliegen und die Titel müssen durch den Anbieter (z.B. EBS-Modell) vollumfänglich nutzbar sein (z.B. Zugriff auf alle Seiten eines E-Books, nicht nur eines Teils oder in Form einer Leseprobe). Titel aus regional geförderten Lizenzen (aktuell z.B. E-Books.NRW) können ebenfalls gezählt werden. 

FID-Lizenzen, die von der eigenen Bibliothek verhandelt wurden, können in Feld 110, 111, 113.01 und 131 berücksichtigt werden. Dies gilt auch bei eingeschränktem Nutzerkreis.

In 113.0.2 werden nur Kosten im Rahmen von Open Access und Transformation eingetragen, die keinen Zeitschriftenbezug haben, in der Regel also Kosten mit Bezug zu E-Books. Transformationsverträge hingegen haben in der Regel immer einen Zeitschriftenbezug. Daher werden die diesbezüglichen Ausgaben in Feld 135.1 (wie auch 151.1 bzw. 151.2 bei DEAL-Akommen) eingetragen.  (siehe auch den Eintrag bei 135.1)

Werden in 113.0.2. auch APCs gezählt?

Nein. APCs werden ausschließlich in 151.1 gezählt. 

Hinweis: Diese Regelung gilt bisher nur für das BJ 2025. Die Steuerungsgruppe wird für das kommende Berichtsjahr nochmals die Zuordnung überprüfen und die unscharfe Begrifflichkeit in der Definition zu 113.0.2 (insbes. das Beispiel "Finanzierung von elektronische Medien außerhalb des eigenen Bestands", worunter auch APCs verstanden werden können, überprüfen).

Werden hier Mitgliedschaften gezählt?

Alle Ausgaben für Mitgliedschaften, die einen konkreten OA-Publikationsbezug haben, werden hier gezählt.

Beispiele: Open Library of Humanities (OLH), Knowledge Unlatched

Sind  135.1 auch Einzel-APCs (außerhalb von Transformationsveträgen) einzubeziehen? 

In Frage 135.1 „Ausgaben für im Rahmen von Open Access und Transformation finanzierte Zeitschriften“ werden alle Kosten aus transformativen Verlagsabkommen erfasst, nicht aber Einzel-APCs außerhalb der Abkommen. Kosten für APCs werden nur in 151.1 erfasst. (siehe auch die FAQ zu 151.1 un 135.1)

Hinweis: Diese Regelung gilt bisher nur für das BJ 2025 (wird für das folgende Berichtsjahr durch die Steuerungsgruppe geprüft).

Wo und wie werden Kosten aus Transformationsverträgen (transformative agreements), wie z.B. Reading und Publishing fees, eingetragen?

Transformationsverträge haben in der Regel immer einen Zeitschriftenbezug. Daher werden die diesbezüglichen Kosten in Feld 135.1 (wie auch 151.1 bzw. 151.2 bei DEAL-Abkommen) verortet. Die Kosten werden in ihrer Gesamtheit angesetzt, also ohne Trennung der Kosten für das Lesen und Publizieren.

Abgrenzung zu 113.0.2: Hier werden nur Kosten im Rahmen von Open Access und Transformation eingetragen, die keinen Zeitschriftenbezug haben (in der Regel also Kosten mit Bezug zu E-Books).

Eine Orientierungshilfe zur Einordnung von Transformationsverträgen bietet die ESAC-Liste (https://esac-initiative.org/about/transformative-agreements/agreement-registry/,  die auch in der Erläuterung zu Frage 151.1 (Ausgaben für Open-Access-Publikationen und Erwerbung) erwähnt wird.

Wo und wie werden die Kosten aus DEAL-Abkommen eingetragen?

Die DEAL-Abkommen sind Transformationsabkommen. Die Kosten aus DEAL-Abkommen werden daher wie auch die Kosten aus allen anderen Transformationsabkommen vollumfänglich (d.h. auch: ohne Trennung von Publikations- und Lesekosten) in den Feldern 135.1, 151.1 und 151.2 eingetragen.

Wenn die Bibliothek die Gesamtrechnung gegenüber dem Verlag / Lieferanten / MPDL bezahlt hat und das Geld vorher oder nachher von den beteiligten Fakultäten bekommen hat, dann sind die Kosten bei den Bibliotheksausgaben zu veranschlagen. Falls die Rechnung direkt ab Verlag gesplittet wurde, und Teilrechnungen direkt an die Fakultäten gingen und über deren Kassen bezahlt wurden, dann nicht bei den Bibliotheksausgaben mitzählen.

Die Angaben in 151.1 sind nicht deckungsgleich mit der Summe aus den Angaben in den Feldern 113.0.2 und 135.1. In 151.1 werden noch weitere, nicht in den beiden anderen Feldern anzugebenden Ausgaben (wie z.B. APCs), mitgezählt. 

Hinweis: Diese Regelung gilt bisher nur für das BJ 2025 (wird für das folgende Berichtsjahr durch die Steuerungsgruppe geprüft).

Die DEAL-Abkommen sind Transformationsabkommen. Die Kosten aus DEAL-Abkommen werden daher wie auch die Kosten aus allen anderen Transformationsabkommen vollumfänglich (d.h. auch: ohne Trennung von Publikations- und Lesekosten) in den Feldern 135.1, 151.1 und 151.2 eingetragen.

Werden hier Mitgliedschaften gezählt?

Alles, was einen konkreten OA-Publikationsbezug hat, wird hier gezählt.

Beispiele: Open Library of Humanities (OLH), Knowledge Unlatched

Welche Ausgaben für OA-Infrastrukturen werden wo erfasst?

Es werden ab BJ 2025 sämtliche Ausgaben für OA-Infrastrukturen, egal ob interne (hauseigene) oder externe, in Feld 154 erfasst. 

Hier werden nur Mitgliedschaften ohne einen konkreten Publikationsbezug gezählt.

Werden hier Dienstleistungen ohne konkreten Publikationsbezug gezählt?

Dienstleistungskosten (Beratung, Auswahl, Plattformbetrieb, Hosting, Infrastruktur, Mitgliedschaften) werden in 154 erfasst. Außerdem werden hier Dienstleistungen von Lieferanten (Approval Plan / Buchauswahl) gezählt oder Plattform- und Software- Nutzungsgebühren (z.B. Edward Elgar, EZB, Goobi, Frachtkosten, Zoll, also Kosten, die gebündelt abgerechnet werden und nicht mit einem bestimmten Titel verknüpft sind.

Für die Zuordnung der Finanzmittelzuweisungen gilt unter Beachtung der sonstigen Erläuterungen in 163 und 164 grundsätzlich: In 163 werden alle Zuweisungen, die vom Unterhaltsträger stammen, angegeben. In 164 alle Zuweisungen gezählt, die nicht vom Unterhaltsträger stammen.

Finanzmittel aus Projekten (wie z.B. DH.NRW) werden daher trotz ihres Sondercharakters in 163 angegeben, sofern die Mittel (auch indirekt) vom Unterhaltsträger stammen.

Die Ausgaben in der Kategorie, für die eine Gutschrift vorliegt, soll um die entsprechenden Beträge gekürzt und die Gutschrift als solche nicht separat ausgewiesen werden. Diese Regelung wird getroffen, da die DBS die kaufmännische Buchführung nicht abdecken kann.

In 167 werden alle physische Entleihungen erfasst (auch aus Lehrbuchsammlung u/o Lesesaal und Verlängerungen aller Art). Einzige Ausnahme: Fernleihe, diese werden ausschließlich in Abschnitt 14 (Feld 185 ff.) gezählt.

In Feld 170 werden sämtliche Verlängerungen physischer Medien erfasst; sowohl solche, die durch die Benutzenden beantragt oder selbst im System vorgenommen wurden, als auch alle automatischen Verlängerungen.

Hinweis: Diese Regelung gilt bereits seit BJ 2018. Die irreführende Feldbezeichnung ("Entleihungen, darunter Verlängerungen auf Antrag der Benutzenden") wird zum Berichtjahr 2026 geändert.

Die Summe aller Ausleihen ohne Verlängerungen kann berechnet werden, indem der Wert in Frage 170 vom Wert in Frage 167 subtrahiert wird. 

Navigatoren gruppieren Suchanfragen, indem sie z.B. die Suchergebnisse thematisch einordnen und die Anzahl der Treffer pro Kategorie angeben. Auf dieser Basis können die Nutzenden eine verfeinerte Suche in den passenden Kategorien starten.

Die in den Erläuterungen zu den Feldern 180, 183, 184 und 184.1 angegebenen COUNTER-Metriken sind als Richtlinie zu verstehen. Sollten plausible Gründe vorliegen, von den Empfehlungen abzuweichen, kann auch eine andere COUNTER-Metrik zur Ermittlung entsprechenden Nutzungszahl herangezogen werden. Die Entscheidung dazu liegt im Ermessen der Bibliothek. Gegebenenfalls kann auch Rücksprache mit der DBS-Redaktion genommen werden. 

Beispiel: Durch den Wechsel der COUNTER-Version 5 zu 5.1 ergeben sich Änderungen in der Zählweise bei E-Books bei Verwendung der Item-Metriken. In diesem Fall empfiehlt sich zu prüfen, ob stattdessen eine Title-Metrik besser geeignet ist, um mit den über Version 6 ermittelten Nutzungszahlen konsistent zu bleiben. 

Weiterer Hinweis: Die Empfehlungen zur Verwendung der COUNTER-Metriken wird voraussichtlich in 2026 durch die DBS-Steuerungsgruppe überprüft, so dass sich für das Berichtsjahr 2026 Änderungen ergeben können. 

Es gilt die Richtlinie: Es sollten möglichst die Zahlen verwendet werden, die nach der neuesten COUNTER-Version (Stand 2026: Version 5.1) vom Anbieter bereitgestellt werden.

Zugriffe auf Open Access-Artikel, die eindeutig der eigenen Einrichtung zuzuordnen sind, sollen ebenfalls gezählt werden. Liegen COUNTER-Zugriffszahlen vor, soll der Metric Type "Unique_Item_Requests" verwendet werden. Hierzu kann der COUNTER 5-Report TR_J3 (Journal Usage by Access Type) verwendet werden, der auch Zugriffe auf Gold-OA-Artikel enthält.

Sind studentische Hilfskräfte als Tarifbeschäftigte (Fragen 215 – 219) eingestellt, werden sie auch als Tarifbeschäftigte und nicht als studentische Hilfskräfte (Frage 221) gezählt.

Verwaltungsaufgaben (wie Personal, Haushalt, allgemeine Beschaffung) werden unter "Direktion/Verwaltung" eingetragen. Zu den nicht-bibliothekarischen Sonderaufgaben gehört z.B. die Poststelle.

Laut der Festlegung im Protokoll der 18. Sitzung der Steuerungsgruppe ist 215.3 eine Überordnung zu 215.3.1 bis 215.3.4. Die Summe der Unterordnung muss nicht unbedingt den Wert der Überordnung ergeben. Die Fragen 215.1, 215.2, 215.3, 215.4, 215.5, 215.6, 215.7, 215.8, 215.9 und 215.9.1 müssen in der Summe den Wert in 215 ergeben. Hierbei sollte N möglichst nicht genutzt werden, es sei denn, die Differenzierung kann nicht erfüllt werden. Trotzdem muss die Summe der Einzelwerte den Wert in 215 ergeben.

215.9.1 ist keine Unterordnung zu 215.9. Diese Zählung ist dem Sortiersystem innerhalb der Programmierung geschuldet, technisch lässt sich diese Zählung nicht anders lösen.

Informationen zur Erhebung der erweiterten Personalkennzahlen s. hier.

Die Daten, die bisher in Kapitel 17 ("Weitere Bibliotheken im System") eingegeben wurden, sollen in keiner Weise in eine der anderen DBS-Kategorien einfließen. Dies könnte im Zeitreihenvergleich zu Verzerrungen führen.