Approval allgemein

Der Bereich Approval dient der intellektuellen Überprüfung der eingelieferten Inhalte und findet nach den automatischen Prüfungen von Rosetta und der Fehlerbehebung im Technical Analyst statt. Approval ist auf dem Dashboard unter Submissions → Approval zu finden. Es ist der letzte Arbeitsbereich, den ein Submission Information Package (SIP) nach der Einlieferung durchläuft, bevor die Intellectual Entities (IEs) vollständig in Archival Information Packages (AIPs) umgewandelt und in den Permanentspeicher von Rosetta verschoben werden.

Der Bereich besteht aus den drei Arbeitsbereichen Assess SIPs, Arrange SIPs und Approve SIPs, zu denen die entsprechenden Userrollen Assessor, Arranger und Approver gehören. Die Bezeichnungen der Userrollen werden dabei auch umgangssprachlich für die Arbeitsbereiche selbst verwendet.

Die drei Bereiche sind dabei für folgende Arbeiten vorgesehen:

• Assessor: inhaltliche Prüfung von SIPs und den darin vorhandenen IEs mit all ihren Ebenen und ggf. Metadatenkorrektur/-vervollständigung
  
  • siehe: Fehlerbehandlung in Assess SIPs/Assessor
• Aranger: Bearbeiten der Inhalte eines SIP, wie z. B. Entfernen einzelner IEs oder Ändern ihrer Reihenfolge
  • siehe: Fehlerbehandlung im Arrange SIPs/Arranger
• Approver: finales Absegnen von SIPs und Verschieben in den Permanentspeicher; es findet in der Regel keine Fehlerbehandlung statt

Sampling Rates

Ob Einlieferungspakete den Bereich Approve SIPs durchlaufen und in welche der drei Arbeitsbereiche sie genau verschoben werden, hängt von der Default Sampling Rate der Rosetta-Institution und der Sampling Rate im Material Flow ab.

Die Default Sampling Rate der Institution wird unter Deposits → Producers and Agents → Producer Profiles festgelegt. In der Regel steht diese Sampling Rate auf 100% und gilt für die gesamte Institution. Dadurch werden alle eingelieferten Pakete vor dem Permanentspeicher in Approve SIPs verschoben.

Die Sampling Rate im Material Flow überschreibt die Default Sampling Rate und gilt jeweils nur für einen spezifischen Material Flow. Dadurch können verschiedene Workflows unterschiedliche Sampling Rates haben, ohne die Default Sampling Rate der Institution zu verändern.

Reihenfolge der Approval-Stages

Die Reihenfolge, in der SIPs die drei Approval Stages in Approval durchlaufen, kann pro Institution individuell konfiguriert werden. Ein Verschieben in den nächsten Bereich wird jeweils mit der Action Move to next stage  ausgelöst.  Außerdem kann das SIP wieder in andere Arbeitsbereiche verschoben werden, z.B. mit Move to Assessor Pool zurück in den Bereich Manual Assessment. Alternativ können einzelne Inhalte eines SIPs auch einem bestimmten User mit der Rolle Assessor, Arranger oder Approver zugewiesen werden. Dies wird über Move to specific Assessor/Arranger/Approver ausgeführt.

Im Rosetta-System des hbz ist in der Regel der folgende Ablauf festgelegt: