Suche in Rosetta
Die Suche in Rosetta ist in zwei verschiedene Bereiche aufgeteilt:
- Operational Suche: umfasst Objekte, die sich in den Verarbeitungsbereichen von der Einlieferung bis in den Permanent Storage befinden
- Permanent Suche: findet nur Objekte, die bereits im Permanent Storage liegen.
- Liegt ein Submission Information Package (SIP) bspw. noch im Technical Analyst, muss es über die Operational Suche gesucht werden; eine Suche in Permanent würde kein Ergebnis bringen.
Aufgrund dieser unterschiedlichen Suchbereiche kann in der Operational Suche nur nach SIPs gesucht werden, während in der Permanent Suche auch nach Intellectual Entitys (IEs) gesucht werden kann.
Für beide Suchen gibt es auf dem Dashboard jeweils einen Suchschlitz, der als Schnellsuche fungiert. Die erweiterte Suche lässt sich bei Klick auf Go, ohne einen Suchbegriff eingegeben zu haben, erreichen.
Suche in Operational
Die Operational Suche lässt sich, neben der o. g. Möglichkeit über das Dashboard, im Menü unter Submissions → Search → Search for SIPs erreichen. Es lassen sich hier nur SIPs recherchieren, keine IEs, die sich aber in allen Verarbeitungsstadien befinden können.
Die Suchparameter in der Operational Suche sind deutlich eingeschränkter als in der Permanent Suche, da alle Eigenschaften, die sich auf IEs, Representations oder Files beziehen, wegfallen. Zwar kann auch nach bestimmten DC-Feldern gesucht werden, diese beziehen sich hier allerdings auf das SIP, nicht auf die IE. Die Suche bringt also nur Ergebnisse, wenn dem SIP eine dc.xml mit entsprechenden Metadaten mitgegeben wurde. Wird in den Suchschlitz auf dem Dashboard eine Zahl eingegeben, sucht Rosetta automatisch nach einer SIP ID oder Deposit Activity ID. Wird Text eingegeben, durchsucht Rosetta die DC-Felder Identifier, Creator, Description und Title, immer auf das gesamte SIP bezogen.
In der Ergebnisliste gibt es neben den üblichen Spalten wie SIP ID etc. zusätzlich die Spalte Location. Diese zeigt an, in welchem Stadium sich ein SIP derzeit befindet. Liegt das SIP im Technical Analyst, Approver o. ä., zeigt die nächste Spalte Show in Workbench an. Der Text kann angeklickt werden, um direkt mit dem SIP an der entsprechenden Stelle weiter zu arbeiten. Handelt es sich bei der Location um Permanent, ist das SIP bereits im Permanent Storage. In dem Fall steht in der nächsten Spalte Search Permanent. Ein Klick hierauf öffnet dann die Permanent Suche. Hier können unter Umständen deutlich mehr Ergebnisse angezeigt werden, da alle in dem SIP enthaltenen IEs aufgelistet werden. Wenn unter Location Deposit steht, handelt es sich um ein SIP, das declined oder rejected wurde. Dementsprechend bleibt die nächste Spalte leer, da das SIP in Rosetta nicht mehr zugänglich ist. Wie bei allen SIPs kann aber auch hier in der letzten Spalte der Report aufgerufen werden, der weitere Informationen über die Einlieferung gibt.
Sofern noch möglich, kann ein SIP aus der Liste markiert und die Einlieferung mittels des Dropdown-Menüs unten rechts abgebrochen (=Abort) werden.
Suche in Permanent
Die Permanent Suche lässt sich, neben der o. g. Möglichkeit über das Dashboard, im Menü unter Data Management → Search and Manage Queries → Search for Objects erreichen. Es lassen sich hier nur Objekte recherchieren, die sich bereits im Permanent Storage befinden.
Die Suchparameter sind hier deutlich umfangreicher, da bspw. die extrahierten signifikanten Eigenschaften durchsucht werden können. Die Suche nach SIP ID und Deposit Activity ID ist ebenfalls weiter möglich, alle DC-Felder beziehen sich nun aber auf die einzelne IE und nicht mehr auf ein SIP. Wird in den Suchschlitz auf dem Dashboard eine Zahl eingegeben, sucht Rosetta automatisch nach einer SIP ID. Wird Text eingegeben, durchsucht Rosetta die DC-Felder Identifier, Creator, Description und Title. Wird eine vollständige IE PID (z. B. IE123456) eingegeben, erkennt Rosetta diese ebenfalls und zeigt die entsprechende IE an, so vorhanden.
In der Permanent Suche gibt es in der Ergebnisliste Links, die direkt zum Viewer und Webeditor führen. Sowohl der Klick auf View als auch auf IE Viewer führen dabei zum selben Ergebnis. Außerdem kann die IE direkt aus der Liste heraus exportiert werden.
Mittels des Search Levels wird beeinflusst, welche Ergebnisse in der Liste angezeigt werden: Standardmäßig steht das Level auf Intellectual Entity, es können aber auch Representation und File ausgewählt werden. Wird bspw. File angeklickt, landet man über Editor direkt bei der gesuchten Datei. Es können alle Suchparameter auf allen Levels angewandt werden. Die Anzahl der Ergebnisse kann sich unterscheiden, da in einer IE mehrere Repräsentationen oder Dateien enthalten sein können.
Über den Button Save Query as unter der Trefferliste kann eine Suchanfrage gespeichert und im Menü Data Management → Search and Manage Queries → Saved Queries immer wieder aufgerufen werden.
Konfigurieren von Suchanfragen
Die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten gelten für beide Suchen. Allerdings können sich die Optionen, bspw. bei Suchparametern oder möglichen Spalten in der Ergebnisliste, unterscheiden.
Suchparameter
- In der Permanent Suche können alle DC, DCTERMS und DNX-Felder durchsucht werden, in der Operational Suche ist dies deutlich eingeschränkter.
- Fängt man an, einen Suchparameter einzutippen, schlägt die Autovervollständigung passende Begriffe vor.
- Ein Klick auf die Lupe öffnet eine Liste mit allen möglichen Parametern.
- je nach ausgewähltem Parameter (unterschieden nach Zahlen, Text und Daten) können diese unterschiedlich eingegrenzt werden
Boolesche Operatoren
- Es können beliebig viele zusätzliche Zeilen für Suchparameter hinzugefügt werden.
- Zur Verknüpfung über den Suchparametern kann Match All (UND) oder Any (ODER) ausgewählt werden.
- Außerdem können über das <>-Symbol verschachtelte Suchparameter hinzugefügt werden, die wiederum mit All oder Any verknüpft werden können.
- Dadurch sind sehr komplexe Suchanfragen möglich.
Trunkierung
- * für beliebig viele Zeichen
- nach mindestens 3 Zeichen
- ? für genau ein Zeichen
- kann beliebig oft eingesetzt werden, keine Minimal-Zeichenzahl vorher
Sortierung
- über den Reiter Sort kann die Sortierung der Suchergebnisse angepasst werden
- die gewünschte Reihenfolge kann gespeichert werden, indem Save Sort Preferences angehakt wird
Spalten
- Über den Reiter Columns können die in der Ergebnisliste angezeigten Spalten geändert werden.
- Diese Einstellungen bleiben erhalten, solange sie nicht geändert werden, sind aber für jeden User individuell.
- Ausnahme: wird eine Suche gespeichert, werden die Einstellungen zu Sortierung und Spalten mit gespeichert
Facetten
- Nach Ausführen einer Suche kann die Ergebnisliste über Facetten weiter eingegrenzt werden.
- falls nicht bereits vorhanden, können die Facetten über den grauen Pfeil links ausgeklappt werden
Achtung! Der Pfeil ist immer in der Mitte der Seite, bei einer langen Ergebnisliste kann es also nötig sein, herunterzuscrollen.
- anschließend kann aus einer Dropdown-Liste die gewünschte Facette ausgewählt werden
Reporting in Rosetta
Je nach Menübereich gibt es in Rosetta verschiedene Reports. Diese können entweder direkt im Browser aufgerufen werden oder per Mail (auch regelmäßig) verschickt werden.
Direktaufruf
Generell werden die Reports über (Menübereich) → Advanced Tools → Run Reports aufgerufen. Anschließend kann der Name des Reports angeklickt werden, um diesen aufzurufen.
Der Report öffnet sich in einem neuen Tab, sodass mehrere Reports gleichzeitig betrachtet werden können.
Bei manchen Reports ist es nötig, Parameter, wie z. B. einen Datumsbereich, einzugeben. Dazu öffnet sich vor Anzeige des Reports ein Fenster, in das die entsprechenden Daten eingegeben werden können. Manche Parameter, wie das Datum, können ausgewählt werden, andere, wie z. B. eine SIP ID oder ein Job Name müssen allerdings komplett eingegeben werden. Es gibt keine Autovervollständigung.
Anschließend öffnet sich der eigentliche Report. Reports können sich über mehrere Seiten erstrecken, die über die Pfeiltasten oben rechts navigiert werden können. Manchmal sind in den Reports Links enthalten (blau und unterstrichen), die zu weiteren Reports führen können, wie hier z. B. die Deposit Activity ID.
Außerdem bieten die Buttons oben links weitere nützliche Funktionen:
Toggle table of contents: würde theoretisch ein Inhaltsverzeichnis einschalten; in Rosetta ohne Funktion
Run report: erlaubt die erneute Eingabe von Parametern
Export data: der Report wird als CSV-Datei gespeichert, wobei die gewünschten Spalten ausgewählt werden müssen
Export report: der Report kann in verschiedenen Formaten, wie PDF oder DOCX, gespeichert werden
Print report: der Report kann als HTML oder PDF gedruckt werden
Reports terminieren
Über (Menübereich) → Advanced Tools → Schedule Reports können Reports einmalig oder zu sich wiederholenden Zeitpunkten per Mail verschickt werden. Dafür muss ein Job in Rosetta eingerichtet werden.
Gut zu wissen
Reports können nicht an beliebige E-Mail-Adressen verschickt werden, sondern nur an Rosetta-User. Die Empfänger-Adresse muss also bei einem registrierten User als E-Mail hinterlegt sein.
- auf Add Job klicken
- Name
- Namen für den Job eingeben
- Achtung! Beim Anlegen eines neuen Jobs erst unter Scheduling den gewünschten Zeitpunkt terminieren, sonst wird der eingegebene Name zurückgesetzt
- Scheduling
- hier den gewünschten regelmäßigen Zeitpunkt, an dem der Report verschickt werden soll, auswählen
- alternativ: No Scheduling
- Report Name
- den gewünschten Report auswählen
- Format
- das gewünschte Format auswählen
- Mailing List
- die User, die den Report erhalten sollen, auswählen
- auf Apply klicken
- Anschließend erscheint der Job in der Übersicht und kann direkt oder später ausgeführt werden; bzw. wird automatisch zum gewünschten Zeitpunkt ausgeführt.
Gut zu wissen
Es stehen nicht automatisch alle verfügbaren Reports für den Mailversand zur Verfügung. Wenn ein bestimmter Report fehlt, kann dieser gerne durch eine Ticket-Anfrage über https://support.hbz-nrw.de/ vom LZV-Serviceteam hinzugefügt werden.