Ergebnisse

TOP 1 Begrüßung & Einleitung

Anna Keller begrüßt die Anwesenden und erläutert die Agenda.
Der Gast der heutigen Austauschrunde ist Ralf Thanheiser. Er ist für die Konfiguration des hbz-Ticket System Zammad zuständig. Für Open Access gibt es einen konfigurierten Bereich, den Ralf Thanheiser heute vorstellen wird. Fragen können während des Vortrags direkt im Chat gestellt werden und werden dann in den zwei vorgesehenen Zäsuren des Vortrags aufgegriffen und beantwortet. Sollte in der offenen Runde Zeit sein, so wird in diesem Abschnitt der Austauschrunde noch auf das neue Service-Wiki des hbz eingegangen.

TOP 2 Zammad-Vortrag (Ralf Thanheiser)

Ralf Thanheiser stellt sich als Administrator des hbz-Ticketsystems Zammad vor und teilt seinen Bildschirm.

Er wird zunächst die Registrierung bei Zammad zeigen und im Anschluss daran die Verwendungsmöglichkeiten für Open Access.

Das browserbasierte Ticketsystem Zammad baut auf OTRS auf. Das Ticketsystem kommt aus Bayern, wo sich auch der Server befindet. Der Name Zammad steht für „zusammen“. Die Programmiersprachen sind Ruby und JavaScript.

• Die Registrierung für Zammad erfolgt unter folgendem Link:
  hbz Support - Sign in (hbz-nrw.de)
• Das Passwort muss 12 Zeichen / 1 x Ziffer / 1 x Sonderzeichen enthalten, die Registrierung muss durch Bestätigung des Registrierungslinks abgeschlossen werden.
• Frage eines Teilnehmers: Müssen Personen, die Zammad bereits für Alma nutzen, einen neuen Account anlegen, um Zammad für OJS zu nutzen?
• Antwort: Können Sie, aber nötig ist es nicht. Man kann bei der Erstellung des Tickets anwählen, dass das jeweilige Ticket zur Kategorie Open Access gehört.
• Zur Nutzung von Zammad: Nutzung des Ticketsystems - Open Access - hbz Service-Wiki (hbz-nrw.de)
• Erstellte Tickets legen sich automatisch ab.

Übersichten im Browserfenster Zammad:

• Meine Tickets unterteilt in folgende Kategorien (warten auf Bibliothek, offen, neu, geschlossen)
• Tickets meiner Bibliothek (zusammengeführte Tickets aller Kollegen)
• Rückfragen an Bibliothek
• Löschung zum Monatsstart (bei OA-nicht relevant)
• Neue Tickets erstellen: über das grüne Pluszeichen (Titel, Text, hbz-Service dem eine Frage gestellt werden soll)

Ergänzung A. Keller:

• Wichtig bei der Erstellung eines neuen Tickets ist, die Instanz mit anzugeben. Die verschiedenen zu wählenden Kategorien lauten: Funktionalitäten; Layout und Darstellung; Publizieren; Rechte und Rollen; Systemerreichbarkeit; Workflows; Wartung und Updates; allg. Fragen.
• URLs bitte bei spezifischen Fragen mit angeben
• Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet
• Unter Status: Das Ticket kann selber vom Ersteller geschlossen werden, wenn der Fehler selbst behoben oder nicht mehr vorhanden ist
• Per Drag & Drop kann man Dateien unkompliziert ins Ticket einfügen.

Ergänzung R. Voget:

• Die wichtigste Kategorie ist die der Systemerreichbarkeit, sobald diese Kategorie angewählt wird, wird dieses Ticket mit sehr hoher Priorität bearbeitet
• Die Agent/innen (Bearbeiter/innen) können die Kategorie anpassen, wenn eine falsche gewählt wurde.

3 Regeln zur Nutzung von Zammad:

1. Ein Ticket, ein Problem
2. Neues Anliegen, neues Ticket (kein neues Thema im bestehenden Ticket)
3. So viel Information (Anhänge, Screenshots per Drag and Drop) wie nötig, so präzise wie möglich, URL der Instanz

• Bei technischen Fragen zu Zammad ist Ralf Thanheiser auch direkt unter folgender E-Mail-Adresse zu erreichen: ralf.thanheiser@hbz-nrw.de 

TOP 3 Fragen zu Zammad 

• Voget fragt in die Runde wer Zammad bereits nutzt.
• Antworten: Drei 3 Personen bzw. vier Institutionen.

Frage einer Teilnehmerin:

• Institution hat einen Account mit dem Namen Alma-Support@[...].de in dem die Alma-Tickets geschrieben werden. Muss nun ein zweiter Account erstellt werden für Zammad bspw. mit dem Namen OJS-Support@[...].de?
• Antwort R. Thanheiser: Ja, weil diese Institution im speziellen einen Sammelaccount hat, sollte ein weiterer Account angelegt werden. Im Allgemeinen wird allerdings dazu geraten, einen einzigen Account zu führen. Dort sind sämtliche Arbeitsbereiche der Institution gelistet und zugänglich. Auch können Personen zeitgleich im System arbeiten. Bei spezialisierten Accounts wird die Bearbeitung auf eine Person pro Anmeldung begrenzt. 
• Anschlussfrage: Soll die Redaktion für ein Journal einen eigenen Account erstellen?
• Antwort: Bei den DiPP-Redaktionen ist es sinnvoll, wenn diese sich im Kontext der DiPP-Migrationen einen eigenen Account erstellen um die Bibliothek in dieser Pilotphase zu entlasten. Grundsätzlich sollte es jedoch so laufen, dass der Support über die Bibliothek läuft.

1. Thanheiser fordert die Anwesenden zum Registrieren und zur Erstellung eines Probetickets auf

Off-Agenda: Service-Wiki des hbz

1. Keller stellt das Servicewiki des PB2 der LI vor: https://service-wiki.hbz-nrw.de/display/OA

Das OJS-Wiki bleibt im Wiki der Landesinitiative präsent, jedoch nur noch auf eine Seite reduziert.

Aufgrund der Komplexität und der technischen Dokumentationsmöglichkeiten der einzelnen Bibliotheken war es praktischer das OJS-Wiki in das Wiki des hbz zu integrieren.

Strukturierung, bzw. Seitenhierarchie des Service-Wiki:

Landesinitiative openaccess.nrw

• Unser Team am hbz

Open Journal Systems (OJS) [perspektivisch wird noch OMP dazu kommen]

• Was ist OJS?
• Serviceumfang
• Diamond Open Access
• OJS-Funktionsumfang
• OJS-Plugins
• Schritt für Schritt bis zur eigenen OJS-Instanz
• OJS-Austauschrunden
• Kontakt

OJS-Migration

• Migration von Open-Access-Journals
• Serviceumfang
• Ablauf einer Migration
• Umgang mit bestehenden Domains
• Unterstützung vom hbz
• Kontakt

OJS-Dokumentation

• Checkliste für Einreichungen
• Einreichungen
• Ausgaben
• Mitteilungen
• Zeitschrift
• Webseite
• Workflow
• Vertrieb
• Benutzer/innen & Rollen
• Statistiken
• Werkzeuge
• Administration
• Rechtemanagement
• Frequently Asked Questions (FAQ)

OJS-Tutorial

1. Einen Publikationsservice mit OJS aufbauen
2. Eine Zeitschrift einrichten
3. Die Landing Page Ihres Publikationsservice einrichten

OJS-Austauschrunden

• Auflistung der Protokolle bisheriger OJS-Austauschrunden

OJS-Kooperationspartner werden

Hilfe und Support

• Registrierung im Ticketsystem
• Nutzung des Ticketsystems

TOP 4 Offene Runde

• Frage eines Teilnehmers: Können nur OA-Artikel eine CC-Lizenz bekommen? Hintergrund der Frage ist, dass es an der Institution eine Zeitschrift gibt, bei der die Artikel erst nach sechs Monaten zu Open-Access-Artikeln werden. Die Artikel haben jedoch von Beginn an eine CC-Lizenz. Wie verhält es sich bei Artikeln, die einem Embargo unterliegen und Creative-Commons-Lizenzen? Es gab hierzu die Rückfrage einer Bibliothek, weil ein Autor dort im lokalen Repository einen Artikel mit CC Lizenz hochgeladen hat. Es gab hier seitens der Bibliothek die Anmerkung, dass dies so nicht korrekt sei, weil der Artikel nicht frei zugänglich ist.
• Antwort eines Teilnehmers: Wenn eine CC-Lizenz auf dem Artikel ist, dann sollte er sofort Open Access sein.
• Keller: Verzögert sich die Freischaltung eines Artikels, der ein Embargo hat, nicht entsprechend der Laufzeit des Embargos und gilt nicht ab Freischaltung des Artikels die CC-Lizenz?
• Antwort Teilnehmer: Nein, der Artikel ist auch vorher in der Zeitschrift sichtbar, nur eben nicht frei zugänglich.
• Voget: Das wäre eine gute Frage für die Volljuristin der LI Doreen Rocholl. Die Lizenz hat nichts mit der Veröffentlichung, sondern in erster Linie etwas mit der Nachnutzung der Ergebnisse zu tun. Sobald man somit Zugriff auf den Artikel hat, durch Abonnement der Zeitschrift z.B., kann man den jeweiligen Artikel auch nutzen und entsprechend der vergebenen Lizenz zitieren.
• Antwort Teilnehmer: Es sollte dem Artikel der Hinweis hinzugefügt werden, dass die CC-Lizenz nach Ablauf des Embargos greift, zuvor besteht nur das Urheberrecht.
• Man einigt sich darauf mit der Fragestellung an Doreen Rocholl heranzutreten
• Vorschlag für guten Workaround
  ÄLizenzinfoseite mit folgendem Inhalt: Dieser Artikel steht zurzeit noch nicht Open Access ….zur Verfügung. Er wird sechs Monate nach der Veröffentlichung Open Access gestellt und ….dies dann unter der Lizenz, die gewählt wurde.

TOP 5 Verabschiedung

• Anna Keller dankt den Anwesenden für die Teilnahme und den Austausch
• Hinweis: Dokumentation der Protokolle nun auch im neuen Service-Wiki:
  https://service-wiki.hbz-nrw.de/display/OA/OJS-Austauschrunden

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