Protokoll

Begrüßung

Dr. Renate Voget stellt sich als Projektkoordinatorin der LI vor und begrüßt die Anwesenden. Sie stellt weiterhin aus dem Programmbereich 2 Infrastruktur ihre Kollegin Anna Keller vor sowie die Anwesenden aus Programmbereich 1 Dr. Sebastian Benz und Angela Witthaus-Bertram. Als Gastbeitrag wird heute Sebastian Wolf zum Thema DOAJ an der UB Bielefeld vortragen. Organisatorisches: Dr. Renate Voget bittet die Anwesenden darum, die entsendende Institution im Zoom-Namen zu ergänzen und bei Wortmeldungen/Fragen das Handzeichen in Zoom zu nutzen. Das Protokoll dieser Austauschrunde wird anonymisiert in den beiden Wikis der LI hinterlegt, bzw. verlinkt.

Einleitung

Was ist das Directory of Open Access Journals (DOAJ)?

• kuratierter, weltweiter Index für OA-Journals und ihre Artikel
• gegründet 2013 in (Universität Lund, Schweden)
• Betreiber: NPO IS4OA (Infrastructure Services for Open Access)
• community-led und -governed, d.h.
• unabhängig (spendenfinanziert) und kostenfrei
• wird von verschiedenen Indices, Suchmaschinen und Datenbanken nachgenutzt, z.B. BASE, ROAD

Warum lohnt sich eine Bewerbung beim DOAJ?

• Aufnahmestandards als Qualitätssicherung (Best Practices)
• Auffindbarkeit/Sichtbarkeit
• Zitationsrate/Impact
• Reputation
• Voraussetzung vieler Funding-Policies

Was sind die Kriterien für die Bewerbung beim DOAJ?

• Kriterien wurden 2014 geändert, Neubewerbung der Journals vonnöten
• Liste mit aktuellen Kriterien unter https://doaj.org/apply/guide/
• kann ergänzt werden durch Qualitätskriterien der Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing: Verwechslungsgefahr bei Namen des Journals sollte ausgeschlossen sein. Höchster Qualitätsstandard, den ein Journal im DOAJ erreichen kann, ist das DOAJ-Seal.

Workflow an der UB Bielefeld (Sebastian Wolf)

• Sebastian Wolf teilt seinen Bildschirm und zeigt das Ticketing-System der UB Bielefeld und die Website des DOAJ.
• DOAJ wird von vielen Diensten nachgenutzt wie bspw. von Base und verschiedenen Datenbanken.
• OJS-Plattform: https://biejournals.de/, 20 Zeitschriften. Alle Zeitschriften wurden ins DOAJ aufgenommen.
• Dazu wurde beim DOAJ ein Account erstellt. Hinweis: Bei der Registrierung in DOAJ sollte immer eine zentrale E-Mail-Adresse (keine personalisierte) verwendet werden. Zur Aufnahme der Zeitschriften ins DOAJ wurde je Zeitschrift ein Formular ausgefüllt/abgeschickt. Unter my Journals sieht man welche Zeitschriften eingereicht und in DOAJ indexiert wurden. Über update können Informationen aktualisiert werden (z.B. geänderte Lizenzen).
• Empfehlung: Man sollte die Indexierung testweise mit einer einzelnen Zeitschrift durchspielen, bevor man weitere Zeitschriften in DOAJ indexiert, um Erfahrungswerte zu sammeln.
• Basierend aus dieser Pilotierungsphase hat die UB Bielefeld ein Formular erstellt, in dem sie alle für eine DOAJ-Bewerbung benötigte Informationen im Vorfeld bei den Herausgebenden abfragt. Das Formular finden Sie hier: https://wiki.openaccess.nrw/images/3/31/2023-08-23_OJS_Einrichtung-neue-Zeitschrift_Formular_Version-fuer-HBZ.pdf
• Der Prozess der Indexierung dauert je nach Zeitschrift ca. 6-8 Wochen.
• Eine Zeitschrift kann erst im DOAJ aufgenommen werden, wenn sie mindestens bereits ein Jahr online ist oder wenn bereits 10 Artikel veröffentlicht wurden.
• Nach der Registrierung in DOAJ gibt man im Bereich Settings seinen Accountnamen an. Dann bekommt man einen API-Key, den man im OJS-Backend unter Werkzeuge eintragen kann.
• Jede Zeitschrift hat im DOAJ eine Homepage. Die erste Ablieferung von Artikeln sollte man initial in OJS manuell durchführen, um zu sehen, ob alles funktioniert hat und um Artikel rückwirkend registrieren zu können.
• Reviewmodus im Workflow unter DOAJ: doppelblind, blind, offen. Offen heißt bei OJS: Autor und Gutachter kennen sich. In DOAJ heißt offen allerdings, dass das Review auf der Website offen stattfindet. Dieser Punkt wird im Formular unter 4.5.1 abgefragt.
• Bei Fragen kann man sich immer an den Support wenden: helpdesk@doaj.org

Offener Austausch

• Frage einer Teilnehmerin an Sebastian Wolf: Werden regelmäßige Updates aller Artikel durchgeführt?
• Antwort Sebastian Wolf: Wurde bisher nicht konsequent umgesetzt. Bisher wurde nur bei einer Zeitschrift geupdated. Einmal pro Jahr sollte man alle Artikel aktualisieren.

• Fragen einer Teilnehmerin an Sebastian Wolf: Wie groß ist das Team, welches sich mit der Indexierung in DOAJ befasst? Antwort: 3 Personen an der UB Bielefeld. Beim Onboarding und bei der Bewerbungsphase ist der Workload höher, danach wird er weniger.
• Füllen alle Herausgebenden das 26-seitige Formular aus? Antwort:
• Ist es Pflicht im DOAJ gelistet zu werden, um an UB Bielefeld veröffentlicht zu werden? Antwort Sebastian Wolf: Nein, aber es wird bis auf eine einzelne Ausnahme gemacht.

• Frage von Renate Voget an Sebastian Wolf: Wie lange hat es gedauert, den aktuellen Workflow an der UB Bielefeld zu etablieren?
• Antwort Sebastian Wolf: Der Prozess hat sich über mehrere Jahre hingezogen. Jetzt gibt es nur noch selten Aktualisierungen im Workflow. Mindestens zwei beteiligte Personen sollten fest eingeplant werden, allein schon wegen Urlaubsvertretungen. Abstriche müssen die Zeitschriften im Layout machen. Hier kann nicht intensiv auf Sonderwünsche eingegangen werden. Das Design der Zeitschriften, welches von OJS angeboten wird, ist jedoch sehr ansprechend.

• Frage von Anna Keller an Sebastian Wolf: Lässt sich der initiale manuelle .xml-Import beim DOAJ über das DOAJ-Plugin abwickeln?
• Antwort Sebastian Wolf: Dies ist möglich. Im weiteren Verlauf muss man es nicht per .xml exportieren, sondern kann direkt automatisiert über das System abliefern.

• Renate Voget fragt einen Teilnehmenden zu einer aktuell laufenden DOAJ-Bewerbung eines Journals an seiner Bibliothek.
• Antwort des Teilnehmenden: Das Journal hat eine längere Publikationshistorie und ist kürzlich zu OJS gewechselt. Es war nach der Aktualisierung der DOAJ-Kriterien 2014 aus dem DOAJ ausgelistet worden und soll wieder im DOAJ gelistet werden (wie bereits in der Vergangenheit). Der Bewerbungsprozess muss nun neu gestartet werden. Es bestand die Frage, ob ein Erscheinungsrhythmus von einem Band alle zwei Jahre ein Ausschlusskriterium für die Listung in DOAJ ist. Die Antwort des DOAJ lautete hier, dass dies kein Ausschlusskriterium sei. Alles müsse jedoch auf der Homepage der Zeitschrift dokumentiert werden. Außerdem gebe es noch die Möglichkeit, das Journal als „Rolling Publication“ zu veröffentlichen, das heißt zunächst in OJS als Platzhalter einen generischen Band veröffentlichen (z.B. unter der aktuellen Jahreszahl) und ihm sukzessive Artikel zuzuweisen.

• Eine weitere teilnehmende Bibliothekarin meldet sich und berichtet, dass auf ihrem OJS ein Journal ebenfalls als Rolling Publication veröffentlicht wird. Sie wird die Bewerbung des Journals, beim DOAJ bewerbe. Dafür wird sie die Checkliste der UB Bielefeld nachnutzen.

• Frage einer Teilnehmerin ins Plenum, ob jemand Erfahrung mitbringt, eine OJS-Zeitschrift nach der Freischaltung um eine Sprache zu erweitern. Bei der Bibliothek geht es um ein Journal, das überlegt, eine englische Sprachversion parallel zu Deutsch zu ergänzen. Wie kann das im lfd. Betrieb bestmöglich umgesetzt werden? Was ist zu beachten? Kennt jemand Good practices? Bitte von Renate Voget: Im Hinblick auf Zeit Bitte, sich bilateral dazu auszutauschen und das Ergebnis bei der nächsten Austauschrunde vorzustellen. Sebastian Wolf meldet sich und wird sich mit der Kollegin vernetzen.

• Anna Keller und Renate Voget fragen in die Runde: Soll im Wiki ein Bereich basierend auf den OJS-Austauschrunden aufgebaut werden, der dem Aufbau von lokalen Publikationsservices dient? (OJS-Publikationsteams, Onboarding und Beratung von Redaktionen, Best-Practice-Beispiele, usw.)
• Antwort: Der Vorschlag wird von allen Teilnehmern der Runde begrüßt.

Ausblick & Abschluss

• Anna Keller: Update zu Plugins (URN, DNB, Matomo, Custom locale) wird demnächst mit den Kooperationspartnern des hbz geteilt.
• thematische Vorschläge für nächste Austauschrunde gerne an openaccess@hbz-nrw.de. Aus dieser Runde notiert:
  • Mehrsprachigkeit
  • Aufbau von lokalen Publikationsservices
• PB2 mit Workshop bei den OA-Tagen 10.-12.9.2024 | „Zentrale Infrastrukturen für das Journal-Hosting mit OJS – Wie geht es? Was braucht es?“