Allgemeines

Mit Beginn von Alma NZ Phase 2 werden Anträge, Mitteilungen und Kommentare zu Titeldaten als E-Mails über eine Mailingliste erfasst. Die Redaktionssätze in der Aleph-Verbunddatenbank werden nicht mehr verwendet.

Die Mailingliste hat die Bezeichnung Red-Austausch und kann auf https://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo/red-austausch abonniert werden. Zum Schreiben von Benachrichtigungen über diese Liste an red-austausch@listen.hbz-nrw.de ist eine Anmeldung mit einer persönlichen E-Mail-Adresse erforderlich; jede Bibliothek kann sich mit beliebig vielen schreibenden Teilnehmern anmelden. Zum Lesen der Benachrichtigungen kann eine Anmeldung mit einer Sammeladresse einer Bibliothek erfolgen. Das Schreiben über eine Sammeladresse (funktionsgebundene E-Mail-Adresse) wird toleriert, wenn für eine Bibliothek das Verteilen der Benachrichtigungen dadurch pragmatischer ist.

Die allgemeinen Redaktionsprinzipien für Titeldaten gelten weiterhin (siehe Geschäftsgangsregelung Titeldaten (Alma-Netzwerkzone) - Anpassungen RDA DACH Standard).

Die Mailingliste Red-Austausch wird auch genutzt für die Kommunikation zu Normdaten für folgende Zwecke:

• Mitteilungen der hbz-GND-Redaktion an die Bibliotheken mit fachlichen Ansprechpartnerinnen und -partnern im Bereich verbale Inhaltserschließung
• Antworten der Bibliotheken mit fachlichen Ansprechpartern- und partnerinnen im Bereich verbale Inhaltserschließung an die hbz-GND-Redaktion (DE-605-SE)
• Fragen der Bibliotheken untereinander zu RSWK-Schlagwortfolgen in Titeldaten

Abgrenzung Normdaten: 

Für andere Anfragen und Anträge an die hbz-GND-Redaktion zu konkreten GND-Datensätzen (Dubletten, Korrekturen, Neuaufnahmen) nutzen Sie bitte die Mailadresse gnd-redaktion@hbz-nrw.de. Zur Gestaltung der E-Mails (normierte Betreffzeile) siehe: GND-Redaktionskonzept

Die GND-Level-1-Redaktionsteams in den hbz-Verbundbibliotheken und die GND-Level-1-Redaktion im hbz verwenden zum Austausch die Mailingliste gnd-1-red@listen.hbz-nrw.de. Mitglieder der GND-Level-1-Redaktionen stellen ihre Fragen und Antworten auf der Wiki-Seite Fragen zu GND-Regelwerkslücken im Bereich der Sacherschließung ein.

Zusätzlich können alle hbz-Verbundbibliotheken mit RSWK-Sacherschließung (alle Katalogisierungslevel) die Mailingliste SW-Red für bibliothekarische Fragen zur Sacherschließung nutzen.

Adressierung

Die E-Mails werden in der Betreffzeile mit den ISIL der bestandshaltenden Bibliotheken sowie gesonderten Kennzeichnungen markiert. 

Eine ISIL-Konkordanz der Bibliotheken befindet sich auf dieser Seite ISIL-Konkordanz.

Katalogisiererinnen und Katalogisierer können in den verwendeten Mail-Programm Filter auf die gewünschten ISIL und Kennzeichnungen einrichten, wenn sie nur die ihre Bibliotheken und ihren Arbeitsbereich betreffenden Benachrichtigungen sehen wollen.

Die ISIL müssen nur für bis zu 10 verschiedene Bibliotheken eingetragen werden; sollen mehr als 10 Bibliotheken benachrichtigt werden, wird die pauschale Kennzeichnung „Alle“ im Betreff verwendet.

Die pauschale Kennzeichnung „Alle“ muss außerdem in diesen Benachrichtigungsfällen verwendet werden:

• Titel ist eine Überordnung (mehrteilige Monografie, fortlaufende Ressource, mehrteilige Loseblattsammlung)
• Titel ist ein Aufsatz (unselbstständiger Teil)

Der Grund für die Kennzeichnung „Alle“ in diesen zwei Fällen ist, dass Titel von Überordnungen und Aufsätzen ganz oder teilweise ohne Bestände in den Alma-Institutionen vorkommen können. Es ist daher bei diesen Arten von Titeln in der Netzwerkzone nicht der Nachweis für alle Institutionen sichtbar oder auch gar kein Nachweis zu sehen.

Kopieren der Betreffzeile in die erste Zeile des Mailtextfeldes

Manche Mailprogrammen verfügen über eine Zeichenbegrenzung bei der Betreffzeile, so dass lange Betreffzeilen abgeschnitten und der weggekürzte Teil durch ... gekennzeichnet wird. 

Da den Nutzenden dieser Mailprogramme in diesem Fall wichtige Informationen aus der Betreffzeile verloren gehen, soll ab sofort der Inhalt der Betreffzeile in die erste Zeile des Mailtextfeldes kopiert werden. Diese Regelung gibt für alle Mails, d.h. sowohl für die initiale Anfrage als auch die Rückmeldungen. 

Workflow

Wenn eine Bibliothek auf eine Benachrichtigung über die Mailingliste Red-Austausch antwortet, können die Bearbeitenden ihre E-Mail-Adressen im CC-Feld ergänzen. Dadurch ist es einfacher zu sehen, dass Anfragen in der eigenen Bibliothek bereits in Bearbeitung sind.

Hinweis zu Bindeeinheiten

An Titeln, die in einer Alma-Institution lokal an einen anderen Titel angebunden sind (Teile von Bindeeinheiten mit MARC21 773 18 mit $$9 LOCAL), kann in der Netzwerkzone der verknüpfte Bestand nicht sichtbar gemacht werden. Die Eigenschaft „angebundener Titel“ ist in der Netzwerkzone auch nicht in anderer Weise zu erkennen – eine Adressierung an „Alle“ ist daher in diesen Fällen nicht möglich. Bibliotheken, die solche Bindeeinheiten verwalten, können sich entscheiden, die Benachrichtigungen zusätzlich ungefiltert zu sichten, da sie potenziell für Titel betroffen sind, für die sie verknüpfte Bestände besitzen. Typische Beispiele für möglicherweise angebundene Titel sind alte bzw. ältere Drucke, Akademieschriften, ältere Hochschulschriften, Drucke geringen Umfangs, Einblattdrucke, Flugblätter, Flugschriften, Grafiken, Konzertprogramme, Plakate, Sonderdrucke, Schulprogramme, Teile von monografischen Reihen mit abhängigen Titeln, Theaterzettel, Zeitschrifthefte mit unabhängigen Titeln. Die Möglichkeiten, was in einer Bibliothek ein angebundener Titel sein kann, sind allerdings zu vielfältig, um annähernd eingegrenzt werden zu können. Eine Bibliothek mit Bindeeinheiten in ihren Beständen kann sich, da der Aufwand für eine ungefilterte Sichtung der Benachrichtigungen leicht zu groß werden kann, auch auf die Prüfung der E-Mails mit der gesonderten Kennzeichnung "AD" (Alter Druck) beschränken.

Verwendete Kennzeichnungen im Betreff Liste Red-Austausch

Beispiele für Betreff in der Liste Red-Austausch

• <Titel, ggf. in Kurzform> <HBZ-ID> <ISIL1> <ISIL2> ... bzw. Alle
• <Titel, ggf. in Kurzform> <HBZ-ID> DE-605-Titel ["ISIL" DE-605-Titel für Benachrichtigungen der hbz-Titelredaktion und der OZK-Bibliotheken]
• GND: <Titel, ggf. in Kurzform> <HBZ-ID> <ISIL1> <ISIL2> ... bzw. Alle
• ÜO: <Titel, ggf. in Kurzform> <HBZ-ID> Alle
• ZF: <Titel, ggf. in Kurzform> <HBZ-ID> <ISIL1> <ISIL2> … bzw. Alle
• SÄ mr -> zs <ZDB-ID> <Titel, ggf. in Kurzform> Alle

Wenn mehrere Titeldaten in einer Benachrichtigung auf einmal betroffen sind, ist es unter Umständen übersichtlicher, die ID-Nummern nicht im Betreff, sondern im Text aufzuführen.

Beispiele für Betreff für gnd-redaktion@hbz-nrw.de finden Sie unter: GND-Redaktionskonzept

Hinweis auf eine laufende Diskussion

Titeldatensätze mit einer laufenden Diskussion über die Mailingliste Red-Austausch sollen mit einer kurzen Notiz gekennzeichnet werden. Eine Notiz kann im Alma-Metadateneditor über Verknüpfte Daten anzeigen > Notizen ansehen > Neue Notiz angelegt werden, z. B.:

Eine Notiz kann über Verknüpfte Daten anzeigen > Notizen ansehen im Alma-Metadateneditor aufgerufen werden. Das Vorhandensein von Notizen an einem Titeldatensatz wird im Alma-Metadateneditor mit dem Notiz-Symbol in der Datensatzliste und in der Kopfzeile über dem Datensatz markiert:

Achtung: Wenn eine laufende Diskussion beendet ist, muss auch die entsprechende Notiz zum Titeldatensatz in Alma gelöscht werden. Das Löschen der Notiz kann von jeder beteiligten Alma-Bibliothek durchgeführt werden. Notizen können nicht recherchiert werden; sie verhindern aber auch nicht das Löschen des Titeldatensatzes, das ohne Hinweismeldung auf Notizen möglich ist.

Kommentare oder zu archivierende Entscheidungen

Es ist bisher nicht vorgesehen, dass eine abgeschlossene Maildiskussion bei Bedarf technisch archiviert wird. Im Einzelfall kann eine Alma-Notiz (s.o.) auch weiterbestehen, um längerfristig als Kommentar oder Zusammenfassung einer Maildiskussion zu dienen. Dies ist insbesondere dann zweckmäßig, wenn man damit sich wiederholende Anfragen verhindern kann.

Gesamtschau der Bestände

Bibliotheken ermitteln die Bestandsnachweise in der Netzwerkzone unter „Bereitgestellt von“, wo die bestandshaltenden Institutionen namentlich erscheinen. Elektronische Bestände, die das hbz zentral in der Netzwerkzone verwaltet, werden unter "Elektronisch" angezeigt. Welche Institutionen diese zentralen elektronischen Bestände erworben haben bzw. nutzen, kann über "Verfügbar für" eingesehen werden.