Überblick
Detaillierte Anleitungen von PKP
Eine detaillierte Anleitung zu den verschiedenen Schritten im OJS-Workflow finden Sie in der PKP Dokumentation, zur Veröffentlichung in diesem Abschnitt.
Zugang zu Workflow und Veröffentlichung einer Einreichung
Der Workflow bezeichnet in OJS die standardmäßigen Schritte von Einreichung eines Artikels bis zum fertigen Layout. Danach schließt sich die Publikation eines Artikels an (in OJS: "Veröffentlichung"). Sie werden auf Ebene individueller Einreichungen abgebildet, so dass der jeweilige Arbeitsfortschritt dokumentiert werden kann. Klicken Sie auf "Ansicht", um zu den Reitern "Workflow" und "Veröffentlichung" einer Einreichung zu gelangen.
Workflow
Die standardmäßigen Schritte im OJS-Workflow können in sich und abhängig von der Qualität der Einreichung mehrere Iterationen durchlaufen. OJS bildet hierbei nur die gemeinsame Arbeitsgrundlage. Beispielsweise lädt ein Reviewer im Review-Prozess das eingereichte Dokument zunächst runter, um es im Text zu kommentieren, um es für die nächste Iteration wieder hochzuladen. Auf diese Weise werden die verschiedenen Versionen eines Textes in OJS dokumentiert. Jede neue Version, die hochgeladen wird, ist an der Einreichung hinterlegt. Allgemeine Kommentare über z.B. Annahme und Ablehnung eines Artikels können auch in OJS selbst erstellt werden und werden ebenfalls entsprechend dokumentiert.
Der Workflow ist standardmäßig in vier Schritten aufgeteilt. Die Veröffentlichung eines Artikels ist erst möglich, nachdem die vier Schritte des Workflows durchlaufen wurden. Umgangen werden können diese Schritte durch das QuickSubmit-Plugin.
- Einreichung
- Im Schritt "Einreichung" hat ein/e Autor/in oder ein Mitglied aus der Redaktion bereits einen Artikel hochgeladen. Der Upload von Einreichungen ist ein eigener, mehrschrittiger Prozess und beinhaltet u.a. Metadaten- und Lizenzangaben. Das Redaktionsteam kann Autor/innen bereits bei Upload u.a. Vorgaben über das Einreichungsformat machen (z.B. Word) wie auch über die Formatierung der Literaturangaben, Zitationen im Text usw.
- Gutachten
- "Gutachten" entspricht dem Peer-Review-Prozess. Im OJS-Funktionsumfang des hbz beschränken wir uns hierbei auf Blind und Double-Blind. Die offene Review bieten wir nicht an.
- Lektorat
- Im Lektorat werden Artikel editiert und korrigiert.
- Produktion
- In der Produktion geht es ans Layout bzw. Formatieren eines Artikels. Auch dieses folgt den Vorgaben des Redaktionsteams. Entweder übernimmt das Redaktionsteam das Layouting oder die Auto/innen.
QuickSubmit-Plugin (Schnelleinreichungs-Plugin)
Sollte das Redaktionsteam die Begutachtung von Artikeln außerhalb von OJS durchführen wollen, können sie mit dem QuickSubmit-Plugin den Redaktionsworkflow umgehen und einen Artikel publikationsfertig hochladen. Das Plugin findet sich im Dashboard von berechtigten Rollen (z.B. Admin, Zeitschriftenverwalter/in) unter Webseite / Plugins / Import-/Export-Plugins / Schnelleinreichungs-Plugin (siehe Abb.). Wir empfehlen natürlich die Verwendung von OJS als Grundlage für die Begutachtung, da hier u.a. gleich die Versionierung von Einreichungen vorgenommen werden kann.
Organisatorische und personelle Gestaltung des Workflows durchs Redaktionsteam
Die eigentliche Gestaltung des Workflows ist wesentlich komplexer und involviert eine Vielzahl von Personen, z.B. ein Editorial Board, Reviewer, Layouter, darüber hinaus aber auch ein Advisory Boards der Universität usw. Relevante Personen können als Benutzer/innen mit der entsprechenden Rolle bei einer Zeitschrift registriert werden, um am OJS-Workflow zu partizipieren. Wie der Gesamtworkflow der Zeitschrift im Einzelnen gestaltet wird und wer in welcher Rolle wann involviert wird, hängt von der Entscheidung der Redaktion ab. Hier ein Beispiel für ein Workflow der Zeitschrift Media Wisata:
Hier ein Beispiel der Zeitschrift International Journal of Changes in Education:
Single Source Publishing (Produktion)
Ist das Lektorat abgeschlossen, geht es ans Formatieren (vgl. Workflow: Produktion). Auch dieser Schritt findet außerhalb von OJS statt. Hier kommt das sogenannte Single Source Publishing ins Spiel: Best Practice ist es, ein XML-basiertes Format zu wählen, das die Konvertierung eines Dokuments in verschiedene andere Formate wie PDF und HTML erlaubt. Da es sich hierbei um eine einziges, konversionsfähiges Quellformat handelt, spricht man von Single Source Publishing. Dies bedeutet auch, dass das Einreichungsformat, z.B. Word, zunächst übertragen werden muss. Single Source Publishing unterscheidet sich vom Layouting in spezialisierten Tools wie z.B. InDesign, die keine Konversion in verschiedene Dateiformate erlauben. Die Entscheidung darüber obliegt natürlich den Redaktionen und hängt auch von der Frage ab, welche Publikationsformate für eine Zeitschrift vorgesehen sind bzw. wie komplex die Darstellung der Inhalte sind - Fächer wie Musik, Physik oder Mathematik haben oftmals höhere Anforderungen ans Layout.
Veröffentlichung
Hat eine Einreichung den Workflow erfolgreich durchlaufen und liegt sie in dem zu publizierenden Dateiformat (z.B. PDF und HTML) vor, schließt sich die Veröffentlichung an. Unter "Workflow / Veröffentlichung" (siehe unten) wird die fertige Datei unter "Fahne" (engl. = Galley) hochgeladen. Auch Supplements werden als einzelne Dateien hier hochgeladen. In diesem Schritt können u.a. auch die Metadaten vervollständigt bzw. korrigiert werden (zur Qualitätssicherung für Admins hier mehr). Auch erhält hier eine Publikation eine automatisch generierte DOI. Merke: DOI- und DNB-Export-Plugin können erst aktiviert werden, wenn Instanz und eine Zeitschrift live sind. Ein Artikel kann erst veröffentlicht werden, wenn die dazugehörige Ausgabe vorab veröffentlicht wurde.
Auch Redaktionsteams können dafür Sorge tragen, dass eine Zeitschrift und dazugehörige Publikationen bestimmte Qualitätskriterien erfüllen. In diesem Kontext sei hier auf die verschiedenen Indexes für Open Access Journals hingewiesen.
