Datenmeldung bei Systemwechsel
In den nächsten Jahren werden viele der an der DBS teilnehmenden wissenschaftlichen Bibliotheken ihr altes Bibliothekssystem ablösen. Nachfolgend werden die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst, die migrierende Bibliotheken für die Meldung Ihrer statistischen Daten an die DBS beachten sollten.
Soll meine Bibliothek während des Migrationsprojekts Daten an die DBS melden?
Ganz klar: Ja. Die Datenmeldung an die DBS sollte auch in der Zeit des Bibliothekssystemwechsels erfolgen. Um möglichst repräsentative Statistiken zu erhalten, ist die DBS auf die Teilnahme aller wissenschaftlichen Bibliotheken angewiesen. Schon das Fehlen von Daten einzelner großer Bibliotheken, aber auch die Nichtteilnahme mehrerer Bibliotheken derselben Kategorie (z.B. Bibliothekstyp, Bundesland), kann zu Verzerrungen führen. Der Meldung der Daten an die DBS sollte daher trotz der besonderen Herausforderungen des Systemwechsels weiterhin Priorität eingeräumt werden.
Müssen die Daten in vollem Umfang an die DBS gemeldet werden?
Grundsätzlich gilt hier dasselbe, wie zu „normalen“ Zeiten: Es sollen möglichst alle Daten gemeldet werden, es besteht aber keine Pflicht zur vollumfänglichen Meldung aller in der DBS abgefragten Kennzahlen. Diejenigen Daten, die im Zuge des Systemwechsels nicht oder nur unvollständig zu ermitteln sind, können daher unberücksichtigt bleiben (im entsprechenden Feld erfolgt dann die Eintragung „N“).
Der Meldung der sog. Kerndaten kommt für die Gesamtstatistik eine besondere Bedeutung zu. Sie sollten daher möglichst gemeldet werden.
Welche Daten können in der Regel trotz Migrationsprojekt ermittelt und gemeldet werden?
Alle Daten, die unabhängig vom Bibliothekssystem gehalten werden, können in der Regel ermittelt und gemeldet werden. Dies betrifft z.B. Daten zu Finanzen (Abschnitt 12 des Fragebogens), Personal (Abschnitt 16), allgemeine Angaben (Abschnitt 1) und andere sich nicht ändernde "statische" Daten (z.B. Abschnitt 2: Gebäude).
Welche Fristen gelten für die Meldung der Daten?
Bibliotheken mit Systemwechsel kann eine weitreichende Verlängerung der Abgabefrist eingeräumt werden. Schreiben Sie dazu einfach eine Nachricht an die DBS-Redaktion.
Ist es notwendig die DBS-Redaktion zu informieren?
Ja, unbedingt. Bitte informieren Sie die DBS-Redaktion möglichst frühzeitig über Ihr Migrationsprojekt. Die DBS-Redaktion ist nicht per se umfassend zu allen Migrationsprojekten informiert und weiß nicht, welche Bibliotheken wann einen Systemwechsel planen. Diese Information ist aber wichtig, da bei der Auswertung der Daten die migrierenden Bibliotheken, die Daten teilweise oder nicht gemeldet haben, berücksichtigt werden können.