Überblick

Um mehrere Objekte gleichzeitig bearbeiten zu können, müssen in Rosetta zunächst Sets erstellt werden, in denen die zu bearbeitenden Intellectual Entities (IEs), Representations oder Files zusammengefasst sind. Anschließend kann ein Prozess erstellt und ausgeführt werden, der die Bearbeitungsschritte enthält. 

Unterschieden werden dabei Logical Sets und Itemized Sets.

Prozesse und Services basieren auf sogenannten Task Chains, die aus einer Reihe von Verarbeitungsschritten, den sogenannten Tasks, bestehen. Task Chains können nur im Administrationsbereich von Rosetta angelegt werden.

Tasks und Task Chains

Als Tasks werden in Rosetta alle Verarbeitungsschritte benannt, die Rosetta - oder ein Plugin - automatisiert an einem Objekt vornehmen kann. Dazu gehören Aufgaben wie die Überprüfung der Checksum, der Virencheck, das Erstellen einer Representation, das Hinzufügen zu einer Collection, aber auch das Löschen einer Representation oder IE.

Damit Task Chains von Rosetta-Usern genutzt werden können, müssen diese aus einem oder mehreren Tasks erstellt werden. In der Task Chain werden ausgewählte Tasks in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet und mit Parametern versehen. Ein Beispiel für eine Task Chain ist der sogenannte Validation Stack: Dieser legt fest, in welcher Reihenfolge Dateien bei der Einlieferung auf Prüfsumme, Viren, Validität etc. überprüft werden. Durch die Parameter wird bspw. bestimmt, welcher Prüfsummenalgorithmus und welches Virencheck-Plugin genutzt wird. Für jeden Prüfsummenalgorithmus muss also eine neue Task Chain angelegt werden.

Beim Erstellen einer Task Chain wird diese einer Gruppe zugeordnet. Die Gruppe bestimmt, an welcher Stelle in Rosetta die Task Chain genutzt werden kann. Eine Task Chain, die nur der Gruppe Validation Stack zugeordnet ist, kann z. B. nur während der Einlieferung genutzt werden. Auch ob eine Task Chain als Prozess oder Service (s. u.) im Webeditor verfügbar ist, wird durch ihre Gruppe festgelegt.

Sets

Sets können auf zwei Arten in Rosetta erstellt werden: 

• Logical - Based on a search query: Hierbei wird eine Suche konfiguriert und ausgeführt. Die Objekte im Set werden aktualisiert, wenn die Suchanfrage neue Ergebnisse liefert.
• Itemized - Based on seleced objects: Hierbei werden ausgewählte Objekte dem Set hinzugefügt. Die Objekte im Set werden nicht aktualisiert, außer sie werden aus Rosetta gelöscht. Objekte können über eine Suchanfrage oder eine Datei mit IE PIDs hinzugefügt werden.

Logical Set erstellen

• Data Management → Sets and Processes → Sets aufrufen
• Add Set anklicken

Add Set

• Logical - Based on a search query auswählen und auf Next klicken

Logical Set

• General Information:
  • Set Name: einen sprechenden Namen
  • Description: optional
  • Note: optional
  • Status: auf Active lassen
  • Private: wird diese Option aktiviert, sind das Set und die Ergebnisse zwar für andere User sichtbar, können aber nicht von ihnen bearbeitet oder gelöscht werden
• auf Next klicken

Logical Set: General Details

• im nächsten Schritt die gewünschte Suchanfrage konfigurieren, s. dazu Datenmonitoring und Reporting in Rosetta
• auf Save klicken

Beispielsuche für ein Logical Set

• Das Set erscheint nun in der Übersicht.
• Set Type: gibt an, ob es sich um ein Logical oder Itemized Set handelt
• Object Type: gibt an, ob die enthaltenen Objekte IEs, Representations oder Files sind
• Count: gibt an, wieviele Objekte im Set enthalten sind
• Update: die General Information, also Name, Description etc., können geändert werden, nicht die Suchanfrage selbst
• Results: gibt die Objekte im Set aus; die Suchanfrage kann hier aktualisiert werden
• Delete: löscht das Set

Übersicht: Logical Set

Itemized Set erstellen

• Data Management → Sets and Processes → Sets aufrufen
• Add Set anklicken

Add Set

• Itemized - Based on selected objects auswählen und auf Next klicken

Itemized Set

• General Information:
  • Set Name: einen sprechenden Namen
  • Description: optional
  • Note: optional
  • Status: auf Active lassen
  • Private: wird diese Option aktiviert, sind das Set und die Ergebnisse zwar für andere User sichtbar, können aber nicht von ihnen bearbeitet oder gelöscht werden
  • Add Set Members from File: fügt IEs anhand einer Textdatei mit IE PIDs hinzu, s. u.
• auf Next klicken

Itemized Set: General Details

Objekte zu einem Itemized Set mittels einer Suchanfrage hinzufügen

• die gewünschte Suchanfrage konfigurieren, s. dazu Datenmonitoring und Reporting in Rosetta
• die gewünschten Objekte anhaken und auf Add Selected klicken

Beispielsuche für ein Itemized Set

• Number of Set Members zeigt nun die Anzahl der Objekte im Set an
• auf Save klicken

Number of Set Members

• Das Set erscheint nun in der Übersicht.
• Set Type: gibt an, ob es sich um ein Logical oder Itemized Set handelt
• Object Type: gibt an, ob die enthaltenen Objekte IEs, Representations oder Files sind
• Count: gibt an, wieviele Objekte im Set enthalten sind
• Update: die General Information, also Name, Description etc., können geändert werden, nicht die Suchanfrage selbst
• Members: gibt die Objekte im Set aus; außerdem können Objekte gelöscht oder neue Objekte hinzugefügt werden (s. u.)
• Delete: löscht das Set

Übersicht: Itemized Set

Objekte zu einem Itemized Set über eine Datei hinzufügen

• Um Objekte einem Itemized Set per Datei hinzuzufügen, muss eine TXT-Datei mit IE PIDs erstellt werden. Diese Datei muss folgende Voraussetzungen erfüllen:
  • Dateiformat: TXT
  • vollständige IE PIDs: 
    • IE13456  
    • 123456  
  • jede IE PID muss in einer neuen Zeile stehen

Beispiel für eine Textdatei für ein Itemized Set

• die ersten Schritte zum Erstellen eines Itemized Sets befolgen bis zu den General Details
• dort wie oben beschrieben Namen etc. ausfüllen
• auf den Button neben Add Set Members from File klicken, die zuvor erstellte TXT-Datei auswählen und auf Next klicken

Add Set Members from File

• wenn die IE PIDs valide und im System vorhanden sind, erscheint folgende Meldung:

All PIDs have been found and added

• Wenn gewünscht, können von den hinzugefügten IEs einzelne durch Anhaken der IE und Klicken des Buttons Delete Selected aus dem Set gelöscht werden.
• Ebenso können IEs durch eine TXT-Datei nicht nur hinzugefügt, sondern auch gelöscht werden, wenn der Button Delete Set Members from File geklickt wird.
• Auch können an dieser Stelle weitere Objekte zum Set hinzugefügt werden, sowohl durch eine Suchanfrage als auch über eine Datei.

Add Set Members

Prozesse

Durch Prozesse können eine oder mehrere IEs, Representations oder Files gleichzeitig in Rosetta bearbeitet werden. Die genaue Konfiguration des Prozesses unterscheidet sich je nach gewählter Task Chain und wird jeweils auf den entsprechenden Wiki-Seiten beschrieben. Prozesse können von allen Rosetta-Usern mit den entsprechenden Rechten erstellt werden. Allerdings können nur solche Tasks ausgewählt werden, für die eine Task Chain erstellt wurde.

Falls es für einen gewünschten Prozess keine Task Chain gibt oder Fragen zur Konfiguration bestehen, bitte an das LZV-Serviceteam wenden.

Einen Prozess erstellen und ausführen

Die Erstellung eines Prozesses wird hier exemplarisch am Beispiel des Assign Collection by DC-Tasks beschrieben, s. dazu auch Über- und Unterordnungen in Rosetta.

• Aufruf über Data Management → Manage Sets and Processes → Processes
• auf Add Process klicken

Add Process

• aus der Liste die gewünschte Task Chain auswählen und auf Next klicken
  • hier als Beispiel: Assign Collection by DC

Task Chain auswählen

• im nächsten Schritt die Konfiguration des Prozesses ausfüllen und anschließend auf Next klicken
  • Process Name: einen sprechenden Namen auswählen
  • Priority: kann auf Normal gelassen werde; für schnellere Verarbeitung High auswählen

• • Die mittleren Felder, hier im Beispiel "Assign Collection By DC", sind prozessspezifisch und unterscheiden sich je nachdem, welche Task Chain zuvor ausgewählt wurde.

• • Email Notification: bei Bedarf

Process Details

• das gewünschte Set auswählen und auf Next klicken
  • Exclude Object that have already been processed: Wird diese Option angehakt, werden bei einem erneuten Lauf des Prozesses nur neu hinzugekommene oder geupdatete Objekte durch den Prozess verarbeitet. Dies kann später noch geändert werden.

Set auswählen

• wenn gewünscht, den Prozess terminieren und auf Next klicken

Scheduling

• Die Konfiguration des Prozesses kann noch einmal überprüft und ggf. angepasst werden. Wenn alles stimmt, auf Submit klicken.

Prozess Überblick

• Der Prozess erscheint nun in der Liste unter Data Management → Manage Sets and Processes → Processes und kann direkt oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden.
• die Optionen im Process-Menü im Überblick:
  • Active: zeigt an, ob ein Prozess aktiviert oder deaktiviert ist; Klick auf deaktiviert den Prozess; Klick auf den grauen Kreis aktiviert ihn
  • Run Now: der Prozess wird sofort ausgeführt
  • History: zeigt Details zu den letzten Ausführungen des Prozesses an, z. B. wie viele IEs verarbeitet wurden
  • Update Parameters: die Konfiguration des Prozesses kann geändert werden
  • Duplicate: erzeugt eine bearbeitbare Kopie des Prozesses
  • Update Schedule: der Prozess kann terminiert werden
  • Update Set: das zum Prozess gehörende Set kann geändert werden; außerdem kann die Option "Exclude Object that have already been processed" aktiviert oder deaktiviert werden
  • Delete: löscht den Prozess
  • Action Menü (unten rechts): mehrere angehakte Prozesse, können auf einmal aktiviert, deaktiviert oder gelöscht werden, dazu die gewünscht Option auswählen und auf Execute klicken

Services

Services sind Prozesse, die nur auf jeweils ein Objekt angewandt werden. Sie können aber nicht von normalen Usern erstellt, sondern nur im Administrationsbereich konfiguriert werden. 

Die verfügbaren Services unterscheiden sich nach IE-, Representation- und File-Ebene.

Einen Service ausführen

• die gewünschte IE aufrufen
• im Actions-Menü Lock Object auswählen und auf GO klicken

Lock Object

• auf den Tab Services klicken

Tab Services

• den gewünschten Service anklicken
• es erscheint fast die gleiche Konfigurationsseite wie bei einem Prozess
  • Unterschiede: der Name kann nicht geändert werden und als Priority ist High voreingestellt
• Klick auf Submit führt den Service sofort aus

Service-Konfiguration

• die Erfolgsmeldung abwarten

Process completed

• im Actions-Menü eine der folgenden Optionen auswählen und auf GO klicken 
  • Commit Changes, um die geänderte IE freizugeben oder
  • Rollback Changes, um die Änderungen durch den Service rückgängig zu machen

Commit oder Rollback Changes

• Wenn Commit Changes ausgewählt wurde, öffnet sich ein Fenster, in dem optional ein Grund für die Bearbeitung angegeben werden kann.

Reason

• alle ausgeführten Services erscheinen anschließend in der Liste unter Data Management → Manage Sets and Processes → Processes
  • zu erkennen an der Namensgebung: FastTrack (Service Name, IE PID)
  • Theoretisch können diese wie normale Prozesse erneut ausgeführt oder für ein anderes Set ausgeführt werden.

Services in der Process-Liste