Preservation Set erstellen
- Aufruf des Preservation Set Menüs über Preservation → Risk Analysis → Manage Preservation Sets
- Klick auf Add Set, um ein neues Preservation Set zu erstellen
- Namen und optional Beschreibung für das Set eingeben
- auf Next klicken
Weiterführende Infos
Weiterführende Infos zu Preservation Sets finden sie im Ex Libris-Trainingsvideo zu Set Management in Rosetta im Ex Libris Knowledge Center. Hier gehts zum Video.
- Suchanfrage für das Preservation Set konfigurieren
- auf Save klicken
Gut zu wissen
Die Screenshots stammen aus einer Übungsaufgabe des Rosetta-Onboardings. Für einen echten Preservation Plan würde man bspw. nach allen Dateien in einem bestimmten Dateiformat suchen.
Alle Dateien in einem Preservation Set müssen das gleiche Dateiformat haben, da jeweils nur ein Plugin zur Konvertierung ausgewählt werden kann!
- Nach dem Speichern ist man wieder im Menü Manage Preservation Sets. Die Liste der Sets enthält nun das neu erstellte Preservation Set.
- Edit Results: Suchabfrage ändern
- Delete: Set löschen
- Basic Preservation Plan erstellen: in der Spalte Launch Plan auf Basic klicken
Weiterführende Infos
Weiterführende Infos zu Logical Sets und Suchanfragen im Service-Wiki:
Konfiguration des Preservation Plans
- Plan Name und Plan Reason (Grund für die Durchführung des Plans) angeben
- optional: Dokument anhängen, um die Gründe, Ziele oder den Ablauf für die Erhaltungsmaßnahme detaillierter zu beschreiben
- auf Next klicken
- Target Format auswählen durch Klick auf die Lupe
- Es öffnet sich eine Liste mit allen Formaten in der Format Library.
- zum Filtern den Suchschlitz oben rechts benutzen
- mögliche Suchkriterien: Name, Description, Classification, Registry ID (=PRONOM UID)
- das gewünschte Format in der Liste auswählen und unten links auf Link klicken
- Migration Type: soll wie in diesem Beispiel in Rosetta migriert werden, Internal auswählen, anderenfalls External
- Plug-in: das gewünschte Plugin auswählen
- die Eingabe von Parametern ist meist nicht notwendig
- auf Next klicken
Gut zu wissen
Werden Dateien extern migriert, werden die Dateien in ein Verzeichnis im Operational Shared-Storage exportiert und anschließend aus diesem wieder importiert. Das Verzeichnis kann nicht frei gewählt werden, Kooperationspartner haben jedoch keinen Zugriff darauf.
Ist eine externe Migration geplant, bitte per Ticket an das LZV-Serviceteam wenden: https://support.hbz-nrw.de/.
Warnhinweis
Nicht alle Plugins, die in der Dropdown-Liste erscheinen, können tatsächlich für einen Preservation Plan genutzt werden. Möglich ist nur die Nutzung von Plugins, die Dateien einzeln konvertieren. Die Nutzung von Merge-Plugins ist daher bspw. nicht möglich.
- optional: Parameter für die automatische Evaluation durch Rosetta auswählen
- den Plan durch Klick auf Save speichern
Warnhinweis
Ein Basic Preservation Plan befindet sich nach dem Speichern direkt im Status Signed Off.
Das bedeutet, dass er nach dem Speichern weder geändert noch gelöscht werden kann!
Ausführen des Plans
- Aufruf unter Preservation → Preservation Executions → Signed-off Plans
- Klick auf Execute, um den Plan auszuführen
- Auf der sich öffnenden Seite stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Block Size (No. of IEs): standardmäßig auf 1000; kann so gelassen werden
- Refine Execution Set: Änderung des Preservation Sets, auf das der Plan ausgeführt wird
- Plan Execution Scheduling: festlegen, ob der Plan direkt oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt wird
- Execute: Ausführen des Plans zu dem im Scheduling festgelegten Zeitpunkt
Evaluieren der Ergebnisse
Die Ausführung des Plans kann je nach Anzahl der betroffenen IEs kürzer oder länger dauern. Über den Refresh-Button kann die Anzeige der Stage, in der sich der Plan befindet, aktualisiert werden. Ist der Plan in der Stage Ready for Evaluation, können die Ergebnisse evaluiert werden.
- dazu auf Evaluate Results klicken
- Falls Parameter für die automatische Evaluation eingegeben wurden, kann das Ergebnis über Review Automated Evaluation abgerufen werden.
- Die Dateien vor und nach der Migration können über Verify Results verglichen werden.
- Abgeschlossen werden kann die Evaluation über Complete Evaluation.
- Nach dem Klick auf Verify Results erscheint eine Seite mit der Meldung "No records found".
- Hier sind bei einem Advanced Preservation Plan die Ergebnisse der manuellen Evaluation zu sehen, die es bei einem Basic Preservation Plan nicht gibt, s. dazu auch Advanced Preservation Plans in Rosetta.
- zum Ansehen der Dateien auf View Original bzw. Migrated Rep klicken
- anschließend auf Back klicken
- die Evaluation durch Klick auf Complete Evaluation abschließen
Plan Completion
- Der Plan ist nun in der Stage Completed.
- um die Migration endgültig abzuschließen: im Action-Menü Commit auswählen und auf Execute klicken
- um die Migration zurückzusetzen: im Action-Menü Rollback auswählen und auf Execute klicken
- Die Stage des Plans ändert sich nun zu Committed.
Warnhinweis
Theoretisch ist es möglich, einen bereits ausgeführten Preservation Plan auf ein anderes Preservation Set erneut auszuführen. Allerdings wird dies von ExLibris ausdrücklich nicht empfohlen.
Ergebnis des Preservation Plans
Die Ergebnisse des Preservation Plans können nun in den IEs gesehen werden.
Gut zu wissen
Beim Recherchieren der Dateien in Rosetta sollte beachtet werden, dass bei der Migration neue Repräsentationen und Dateien erzeugt werden. Dadurch ändern sich auch die File PID und die REP ID. Die Dateien sind unter der PID der Quelldateien somit nicht mehr auffindbar. Es muss die PID der neuen Dateien genutzt werden.
Wenn ein Preservation Set auf der Suche nach einem Dateiformat basiert, ist dieses nach der Migration außerdem leer, da die migrierten Dateien im Anschluss ein anderes Dateiformat haben.
- die neue, durch Migration erzeugte Representation:
- Den Metadaten der Representation wurde ein Provenienzmetadatum in Form eines Events hinzugefügt.
- Klick auf View öffnet die Details des Events
- Event Summary zum durchgeführten Preservation Plan
- Object Summary zur migrierten Datei mit der neuen Dateigröße
